Kosztorys wesela – zaplanuj wydatki z głową!

Jedno z pierwszych pytań, które prawdopodobnie sobie zadacie, gdy podejmiecie decyzję o zorganizowaniu wesela, brzmi: ile kosztuje wesele? To dobre pytanie, choć odpowiedź na nie jest nieco skomplikowana. Inflacja w naszym kraju, która w połowie 2022 r. jest najwyższa od prawie 30 lat, nie ułatwia zaplanowania kosztów. Niemniej liczby są tylko wartościami średnimi, a kosztorys wesela może się znacznie różnić w zależności m.in. od miejsca, w którym jest organizowane i wielkości wydarzenia.  

Nikogo zapewne nie dziwi, że koszt organizacji przyjęcia ślubnego w Polsce rośnie z roku na rok. Nie da się też jednoznacznie stwierdzić, ile kosztuje, ponieważ kosztorys wesela zależy od wielu czynników. Jak wynika z danych Polskiego Stowarzyszenia Konsultantów Ślubnych, średni wydatek na imprezę dla 100 do 150 osób to od 50 do 80 tysięcy złotych. Wartość rynku ślubnego oscyluje w granicach 7 miliardów złotych, a w kopertach nowożeńcy dostają rocznie 2,5-3 miliardów złotych. Wspomniane kwoty to mediana, a najbogatsze pary w Polsce potrafią wydać nawet kilkaset tysięcy złotych na wymarzone przyjęcie ślubne.  

Zdarza się również, że Para Młoda chce w całości samodzielnie finansować swoje wesele. Jest to związane z dużą swobodą w podejmowanych działaniach. Taka decyzja najczęściej zapada ze strony narzeczonych, którzy mają wysokie dochody i nie chcą obciążać dodatkowo swoich rodziców kosztami wesela.

Kosztorys wesela – wydatki w czasie pandemii 

Pandemia zrewolucjonizowała rynek weselny w Polsce. Coraz więcej par decyduje się na wesele last minute, czyli spontaniczne przyjęcie organizowane z miesiąca na miesiąc. Z czego to wynika? Wszystko przez zmieniające się przepisy i wprowadzane obostrzenia. Co ciekawe, część imprez odbywa się w nietypowe dni, tj. w środę lub czwartek. Wesele bez poprawin to także tańsza opcja w porównaniu z dwudniowym wydarzeniem. Zastanawiacie się, ile kosztuje wesele organizowane w tygodniu? Mamy dla Was dobrą wiadomość! Średnio od 10 do 15 procent mniej za osobę niż w przypadku weekendów! Warto więc wziąć tę opcję pod rozwagę i zrewidować kosztorys wesela pod tym kątem. 

Jednak w dalszym ciągu trzeba przyznać, że organizacja wesela w Polsce jest znacznym ciosem dla portfela niejednej osoby, która decyduje się na to. Nawet w przypadku przyjęć, które są organizowane tak szybko jak wspominaliśmy, należy liczyć się z kosztami rzędu kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

W jaki sposób dzielone są wydatki pomiędzy narzeczonych a rodziców? To jest w znacznej mierze zależne od ustaleń oraz relacji pomiędzy Wami a rodzicami.

Kto dziś płaci za wesele?

Jedną z najważniejszych części planowania budżetu weselnego jest ustalenie, kto i za co płaci. Obecnie pary często dzielą się kosztami z rodzicami. W tym przypadku, niektórzy rodzice deklarują się, że pokryją ściśle określone wydatki – na przykład opłacą hotel, jedzenie i muzykę. Inni natomiast zostawiają Młodej Parze wolną rękę – mogą oni  wydać pieniądze według własnego uznania. Jeśli chodzi o planowanie ślubu, pieniądze od rodziców zwykle wiążą się z mniejszą lub większą kontrolą ich wydatkowania. Więc jeśli Wasi rodzice przyczyniają się do organizacji Waszego „wielkiego dnia”, porozmawiajcie z nimi o tym, jak bardzo chcą być zaangażowani w podejmowanie decyzji. 

Można zastosować kilka sposobów na podział wydatków weselnych. Tym, który jest najczęściej stosowany jest podział proporcjonalnie do liczby gości, wydatków związanych z salą weselną oraz alkoholem. Dodatkowo na pół dzielone są koszty związane z oprawą muzyczną oraz ewentualnie dodatkowymi elementami na sali, jak barman, słodki stół czy wiejski stół. Reszta wydatków natomiast, jak fotograf, samochód do ślubu czy opłaty związane z samą ceremonią zaślubin pokrywane są przez narzeczonych.

Blok CTA

Zastanawiasz się, ile będzie kosztowało Twoje wesele?

Zapytaj nas o wycenę!

Innym sposobem jest równy podział wszystkich wydatków na 3 oraz pokrywanie ich odpowiednio po 1/3 całości przez rodziców Panny Młodej, rodziców Pana Młodego oraz narzeczonych. Z tej metody podziału wydatków weselnych korzystają osoby, które decydują się na ślub po studiach, posiadając już stałe przychody oraz mając możliwość opłacenia 1/3 wszystkich wydatków.

Weekendowe wesela górą – kosztorys wesela a wybór dnia

 – Przed pandemią przyjęcia weselne z reguły były organizowane w weekend. To najwygodniejszy termin dla młodych par i ich gości pod wieloma względami – mówi Joanna Hoc-Kopiej, specjalistka ds. planowania wesel w Dworze Korona Karkonoszy. – Z naszych obserwacji wynika, że młodzi nadal najchętniej wybierają sobotę oraz niedzielę na organizowanie przyjęć. Te wciąż są wystawne, a młodzi nie szczędzą pieniędzy na dodatkowe atrakcje. Co ciekawe, są w stanie wydać więcej pieniędzy, jeśli zaproponujemy im nietypowe rozwiązania w postaci dodatkowych, niestandardowych atrakcji.  

Koszty wesela w Polsce? Przeciętnie para młoda wydaje średnio 40 tysięcy złotych. Mowa o małym przyjęciu dla rodziny i najbliższych. Jednak coraz więcej par chce, aby ten dzień był wyjątkowy pod wieloma względami, nie szczędząc przy tym środków. 

Pomimo, że wesele w sobotę jest znacznie droższe niż takie organizowane w tygodniu, w dalszym ciągu są one bardzo popularne. Dlaczego? Para Młoda jest w stanie zapłacić więcej nie tylko za dodatkowe atrakcje. Wygoda związana z brakiem konieczności szukania nowych rozwiązań jest wysoko w cenie. Może warto także pod tym kątem rozważyć kosztorys wesela?

Kosztorys wesela – wydatki

Najnowsze dane rynkowe pokazują, że wydatki te kształtują się następująco:  

• Catering: od 120 do 500 zł/os.  
• Alkohol i napoje: 5000-7000 zł  
• Orkiestra: 7000-10 000 zł  
• Wynajem samochodu: 1000 zł  
• Uroczystość w urzędzie stanu cywilnego, w kościele wraz z przystrojeniem: 1000-3000 zł  
• Koszt zaproszeń: 300-500 zł  
• Strój Panny Młodej i Pana Młodego: 10 000 zł 
• Fotograf na ślub i wesele – od 3000 zł 

Kosztorys wesela – lista wydatków   

Ile kosztuje wesele? To pytanie zadaje sobie każda para narzeczonych. Ponad połowa par zwiększa swój początkowo założony budżet – z różnych powodów. Pary odkrywają pozycje „must have”, których nie wzięły pod uwagę podczas planowania lub realizowania ich początkowo ustalonego budżetu. Jak się często okazuje, zapominają też uwzględnić dodatkowe wydatki na wesele. Dlatego dobrym pomysłem jest zrobić listę rzeczy, za które na pewno trzeba będzie zapłacić. To pozwoli od początku do końca kontrolować wydatki. 

To tylko wybrane pozycje, które powinien uwzględniać kosztorys wesela. Ostateczna kwota uzależniona jest od wielu czynników, w tym przede wszystkim od liczby gości, miasta, w którym organizowane jest przyjęcie (z reguły im większa miejscowość, tym drożej) oraz indywidualnych preferencji Pary Młodej. Można wybrać suknię od krawcowej za kilka tysięcy albo model od Very Vang za niebotyczne pieniądze.  

 – Młoda para coraz częściej chce zaskoczyć swoich gości. W związku z tym wynajmują czekoladowe fontanny, fotobudki czy animatorów – dodaje Joanna Hoc-Kopiej. –  Zdarza się, że młodzi wypuszczają białe gołębie z klatki czy motyle, aby zapewnić sobie szczęście w małżeństwie. Niektóre wesela przybierają mniej formalny charakter, a zamiast orkiestry o oprawę muzyczną dba DJ, niekiedy organizując również karaoke.  

W jaki sposób zaplanować wydatki na wesele?

W jaki więc sposób zaplanować wydatki na wesele, skoro wszystkie elementy są tak mocno zależne od wielu czynników? Może okazać się, że nie będzie to tak łatwe, jak mogło się wydawać na początku. Dlatego mamy kilka rad dla każdej Młodej Pary, która chce kontrolować swoje wydatki oraz odpowiednio je zaplanować.

Zacznijcie od wypisania wszystkich elementów, które wymagają wkładu finansowego

Najlepszym sposobem jest przeanalizowanie całego dnia ślubu od momentu otworzenia oczu przez narzeczonych aż do chwili ich zamknięcia w pokoju dla nowożeńców. W ten sposób zyskacie pewność, że nic Wam nie umknie.

Największym wydatkiem, jaki należy uwzględnić jest sala weselna. Nic w tym dziwnego. To właśnie tutaj odbywa się całe przyjęcie. Aby Wasze wesele mogło pozostać niezapomnianym przeżyciem dla każdego z Waszych gości oraz dla Was, musi pracować na to wiele osób. Kelnerzy, osoby dekorujące salę, odpowiedzialne za organizację, sprzątanie oraz wiele innych elementów, które składają się na salę weselną, w której odbywa się przyjęcie.

Wypiszcie najpierw na kartce wszystkie elementy, które będą wymagały od Was finansowania. Niczego nie pomijajcie z myślą, że sfinansujecie to z bieżących pensji. Kwiaty na wesele, makijaż Panny Młodej, fryzjer dla Pana Młodego, fryzura Panny Młodej oraz wiele innych wydatków, które są z pozoru niewielkie, ale razem składają się na znaczne wydatki.

Nie zapomnijcie o butach, biżuterii czy bieliźnie. Nie są to tanie rzeczy, które można kupić z jednej pensji. Wszystkie wymagają odpowiedniego przygotowania pod względem finansowym.

Magiczne wesela – Dwór Korona Karkonoszy

Zapiszcie wszystkie wydatki w Excelu oraz udostępnijcie do edycji

W Polsce przyjęło się, że za organizację wesel najczęściej odpowiedzialne są kobiety. Tym sposobem może okazać się, że Pan Młody nie jest do końca pewny, na co wydaje pieniądze. Zadbajcie o to, żeby w Waszym małżeństwie tak to nie wyglądało!

Wszystkie elementy, które znalazły się na kartce, przenieście do Excela. Najlepiej takiego, który daje możliwość udostępniania innym oraz edycji przez nich tego pliku. W ten sposób każdy ma dostęp do wydatków i widzi, ile pieniędzy jest potrzebnych.

Wydatki na wesele

Podzielcie to na odpowiednie kategorie. Jakie wydatki należą do rodziców Panny Młodej, a jakie do rodziców Pana Młodego? Są również takie, które leżą równo po stronie narzeczonych lub jedynie po stronie jednego z Was. Wyjściowo Wasza tabela powinna posiadać 5 kolumn:

• Rodzice Panny Młodej;
• Rodzice Pana Młodego;
• Narzeczeni;
• Panna Młoda;
• Pan Młody.

W ten sposób każdy z Was widzi, ile pieniędzy jest potrzebnych od każdej ze stron. Możecie również zapanować nad wydatkami. Pamiętajcie, żeby wszystkie wydatki, jakie są planowane wpisywać do tabeli z tak zwanym „zapasem”. Jeżeli czujecie, że za salę możecie zapłacić ok. 250 zł za osobę, warto policzyć 300 zł do budżetu.

Rozszerzcie Waszą tabelę o realne wydatki

Kolejnym krokiem jest dołączenie do tabeli kolejnych kolumn. Najlepiej, jeżeli zostaną one zdublowane. Tak, żeby każdy miał możliwość wpisywania, ile w rzeczywistości zostało wydane na poszczególne elementy. W ten sposób możecie kontrolować, ile pieniędzy z budżetu jeszcze macie oraz jak wygląda sytuacja związana z dodatkowymi, zapasowymi pieniędzmi.

Jeżeli za salę weselną zapłacicie mniej, wpiszcie tę informację w arkuszu. W ten sposób widzicie, jaka część z założonych pieniędzy jest wolna oraz może być wykorzystana w przypadku niespodziewanych wydatków, jeżeli takie się pojawią.

Jeżeli będziecie widzieć, że za salę zapłacicie nawet kilka tysięcy mniej, wówczas łatwiej będzie Wam przeznaczyć odpowiednio większą sumę na najlepszego fotografa w mieście. Wiecie, że macie taką możliwość, ponieważ macie odpowiedni zapas pieniędzy.

Kosztorys wesela – kiedy ustalić plan wydatków?

Kiedy jest dobry moment na rozmowę o pieniądzach? Początkowo może się ona wydawać nieco krępująca. Szczególnie, że najczęściej jest ona przeprowadzana pomiędzy narzeczonymi a rodzicami jednej ze stron. W naszej kulturze jest utarte, że otwarta rozmowa na temat finansów nie jest kulturalna. Dlatego może okazać się, że będzie to trudne wyzwanie zarówno dla narzeczonych, jak i rodziców.

Jednak jest to konieczne rozwiązanie. Tak, żeby każdy miał jasny obraz sytuacji finansowej każdej ze stron. W ten sposób można zacząć ze spokojną głową planowanie wesela bez konieczności zastanawiania się, czy na pewno są to realne kwoty.

Biorąc pod uwagę wszystkie aspekty, o których wspomnieliśmy, najlepszym momentem na przeprowadzenie rozmowy oraz planowanie wydatków jest początek planowania wesela. Najlepszym rozwiązaniem jest wspólny obiad lub kolacja. Wówczas można spotkać się oraz spokojnie omówić wszystkie istotne kwestie. Oczywiście warto się odpowiednio wcześniej przygotować. Najlepiej, jeżeli zrobią to narzeczeni.

Zapoznajcie się z orientacyjnymi cenami rynkowymi oraz zapiszcie wszystkie elementy związane z kosztami, które przychodzą Wam do głowy. W ten sposób możecie przygotować się do rozmowy z Waszymi rodzicami oraz poprowadzić ją w taki sposób, żeby przebiegła możliwie pomyślnie oraz przyniosła spodziewane rezultaty.

W jaki sposób kontrolować budżet weselny? Sprawdzone sposoby

Jedno jest pewne. Budżet weselny musi być odpowiednio kontrolowany. Jeżeli nie przyłożycie do tego odpowiedniej wagi, może okazać się, że znacznie przekroczyliście spodziewane koszty i musicie dokładać pieniądze z tych, które były przeznaczone na remont, nowe mieszkanie lub podróż poślubną.

Jak to jednak zrobić skutecznie? Najlepszym rozwiązaniem jest to, które podajemy wyżej. Stwórzcie wspólny arkusz kalkulacyjny, w którym zamieścicie wszystkie planowane wydatki oraz te już zrealizowane. W ten sposób każdy ma dostęp do budżetu, może do niego w każdej chwili zajrzeć oraz skorygować plany pod kątem rzeczywistego obrazu.

Jednak biorąc pod uwagę, że elektronika może zawodzić, warto również zapisywać swoje wydatki w innym miejscu. Dobrym rozwiązaniem jest kontrolowanie wydatków przez Parę Młodą. To Wy w głównej mierze będziecie zarządzać finansami, wydawać je oraz planować rozłożenie ich w czasie. Dlatego możecie zapisywać wszystkie elementy, które wymagały nakładu finansowego. Prowadzenie takich notatek umożliwi Wam również później odpowiednie rozliczenie się z rodzicami oraz podwykonawcami.

Zdarza się również, że narzeczeni zakładają wspólne konto, przeznaczone wyłącznie na wydatki związane z weselem. Możecie wówczas podać numer konta swoim rodzicom i właśnie tam przelewać wszystkie pieniądze, które będą potrzebne do organizacji wesela. Jest to doskonałe rozwiązanie dla tych, którzy mają wolną rękę od swoich rodziców w kwestii podziału pieniędzy.

Po ustaleniu odpowiednich kwot, trafiają one na Wasze wspólne konto. Następnie za jego pomocą płacicie za wszystkie elementy, które tego wymagają. Możecie opłacić salę, orkiestrę, fotografa oraz wszystkich innych podwykonawców. Dodatkowo fundusze, które zostaną, są już na Waszym wspólnym koncie. Możecie z niego korzystać już jako małżeństwo podczas zarządzania swoimi firmowymi wydatkami. Doskonały sposób na odpowiednie rozdzielenie wydatków weselnych od codziennych, jakie z pewnością również pojawiają się w Waszym wspólnym życiu.

Czy negocjowanie ceny ma sens w przypadku wesela?

Zdarza się, że Para Młoda lub rodzice chcą negocjować ceny ze wszystkimi podwykonawcami. Jest to silna potrzeba, która wynika z konieczności oszczędności na poszczególnych elementach wesela. Jednak czy w przypadku wesela jest to odpowiednie zachowanie, które przyniesie spodziewane rezultaty?

Niestety, pewnie zawiedziemy wiele Par Młodych, jednak negocjowanie cen w przypadku podwykonawców weselnych nie jest dobrą praktyką. Często spotyka się z odrzuceniem oraz wątpliwościami dotyczącymi zaufania do jakości wykonywanych usług.

Należy pamiętać, że w przypadku fotografa ślubnego czy zespołu płacimy przede wszystkim za jakość. Jeżeli chcemy, żeby była możliwie najwyższa, musimy liczyć się z pewnymi kosztami. Wesele nie jest „produktem” pierwszej potrzeby. To Wy decydujecie, czy chcecie zorganizować spokojny obiad dla najbliższej rodziny, czy może huczne przyjęcie, które trwa całą noc.

Dlatego musicie być gotowi na to, że w przypadku prób podjęcia negocjacji cen, usługodawcy nie zgodzą się na proponowane warunki.

Na czym można zaoszczędzić podczas organizacji wesela?

Jeżeli nie ma możliwości negocjowania cen, czy w takim razie można zaoszczędzić na weselu? Oczywiście, że tak! Istnieją pewne elementy, które umożliwiają znaczne oszczędności.

Przede wszystkim znaczną oszczędnością pieniędzy jest organizacja wesela w tygodniu, a nie w sobotę. Ślub w piątek to coraz bardziej popularny trend. Piątek to doskonały dzień na przyjęcie, o czym wspominaliśmy już na naszym blogu. Jednak w dalszym ciągu mniej popularny niż sobota, dlatego ceny mogą być znacznie niższe. Jeżeli chcecie zaoszczędzić pieniądze, rozważcie organizację ślubu oraz wesela w dzień inny niż sobota.

Termin wesela

Dodatkowo należy wspomnieć o tym, że ceny, jakie podają poszczególni podwykonawcy mogą różnić się w zależności od pory roku. Latem, zwłaszcza w lipcu oraz sierpniu ceny są najwyższe. Nic dziwnego. Jest to doskonały czas na organizację wesela. Jednak inne miesiące, takie jak wrzesień czy październik również mają mnóstwo zalet. Są również znacznie tańsze. Może warto więc zorganizować wesele w październiku?

Co jednak w sytuacji, kiedy chcecie zorganizować wesele w sierpniu, do tego w sobotę? Tutaj również istnieje kilka sposobów na poszukanie oszczędności. Jednym z nich jest zrezygnowanie z dodatkowych atrakcji, jak fotobudka, fontanna z czekoladą czy barman. Są to dodatkowe wydatki, które wiążą się z koniecznością pokrywania ich z budżetu przeznaczonego na wesele.

Możecie również zrezygnować z poprawin. Jako przyjęcie organizowane w dniu po weselu powoli traci na popularności. Jednak korzystają z niego Pary Młode, które mają w rodzinie wiele osób przyjezdnych. Jeżeli chcecie zaoszczędzić pieniądze, zrezygnowanie z obiadu po weselu będzie na to najskuteczniejszym sposobem.

Kosztorys wesela założony a kosztorys realny

Jak często ostateczne wydatki nie pokrywają się z tymi planowanymi? Jeżeli odpowiednio zaplanujecie swój weselny budżet, możecie być o to spokojni. Pamiętajcie jednak, żeby założyć więcej niż Wam się wydaje oraz uwzględnić wszystkie koszty, nawet te najmniejsze. Wówczas istnieje duża szansa, że budżet oraz realne koszty pokryją się.

Jednak w zdecydowanej większości budżet weselny planuje się „na kolanie” i wręcz chaotycznie. Wówczas mogą pojawić się znaczne różnice pomiędzy zakładanymi wydatkami a tymi, które realnie się pojawiły.

Jeżeli w Waszym budżecie uwzględniliście jedynie koszt sali weselnej, orkiestry oraz opłaty związane ze ślubem, możecie być pewni, że realne koszty przekroczą go przynajmniej dwukrotnie. Dlatego od razu zakładajcie dwa razy wyższy budżet lub rozpiszcie szczegółowo wszystkie elementy związane z weselem, zwłaszcza dodatkowe atrakcje, typu zimne ognie, fotobudka, słodki stół itp.

Czy warto mieć poduszkę finansową przeznaczoną na nagłe wydatki związane z weselem?

Podobnie jak w codziennym życiu, tak samo podczas organizacji wesela, poduszka finansowa jest niezwykle potrzebna. Umożliwia ona zachowanie tak zwanej spokojnej głowy podczas pojawienia się nagłych wydatków związanych ze ślubem i weselem.

Ile powinna ona wynosić? Najlepiej, jeżeli jest to minimum 25% planowanych przez Was wydatków na wesele. Optymalną kwotą jest 50%. Wówczas macie pewność, że żadne nagłe wypadki oraz wydatki weselne nie są Wam straszne.

Pamiętajcie jednak, że odpowiednio zaplanowany budżet to połowa Waszego sukcesu. Jeżeli uwzględnicie w nim wszystkie wspomniane przez nas rzeczy oraz zastosujecie powyższe wskazówki, zapewniamy Was, że niewiele wydatków Was zaskoczy. Oczywiście, mogą się takie przytrafić już nawet w dniu ślubu. Jednak najważniejszym elementem dobrego budżetu jest prawidłowo skonstruowany plan, który zakłada wszystkie elementy, które są konieczne do tego, aby dzień Waszego wesela był wyjątkowy.

Czy podróż poślubna to także koszt wesela?

To pytanie pojawia się wielokrotnie podczas planowania wesela. Najpierw narzeczeni są zbyt pochłonięci wszystkimi problemami, żeby pomyśleć o podróży poślubnej. Natomiast gdy ten temat się pojawia, najczęściej zakładają jej sfinansowanie z pieniędzy weselnych.

Jednak my proponujemy, żeby w każdym budżecie weselnym uwzględnić podróż poślubną. Jest to przecież element konieczny, który umożliwia Wam przeżycie pięknych chwil tylko we dwoje, bez konieczności powrotu do wszystkich obowiązków od razu po nocy poślubnej.

Jak zorganizować wesele?

Organizacja wesela to dla młodej pary ogromne wyzwanie. Kosztorys wesela, który skalkulowano pół roku wcześniej, z pewnością trzeba zaktualizować. Warto – mając na uwadze powyższe koszty – przygotować się na wiele możliwości i znaleźć alternatywne miejsce na urządzenie przyjęcia. Sala weselna musi spełniać Wasze oczekiwania. Jeśli na przykład planujecie imprezę w stylu glamour, idealną oprawą będzie sala balowa. Wybór odpowiedniego lokalu na pewno pomoże uniknąć rozczarowania i sprawi, że ten dzień będzie dla Was wyjątkowy!

Uwzględnijcie w swoim budżecie weselnym pieniądze na podróż poślubną. Zastanówcie się, gdzie chcecie pojechać lub polecieć, sprawdźcie ceny oraz zaplanujcie ten wydatek podobnie jak wszystkie inne związane z weselem.