Różnego rodzaju agencje eventowo-turystyczne oferują pod wieloma nazwami rozmaite imprezy dla firm. Czasem chodzi tylko o terminologię, ale niekiedy to od niej zależy sposób rozliczania eventu, zakres usług czy oferowane ubezpieczenie. Czym różni się np. impreza turystyczna od usługi? O tym poniżej.
Impreza turystyczna a usługa turystyczna
Unijne regulacje dają Polakom dodatkowe prawa, jeśli chodzi o reklamacje czy rezygnacje z usług. Wiąże się to jednak z dodatkowymi definicjami. W przypadku wyjazdów zorganizowanych szczególnie ważna jest definicja imprezy turystycznej. W skrócie jest to:
- dwie lub więcej usługi turystyczne (za usługę turystyczną uznajemy np. przejazd, zakwaterowanie lub określone atrakcje).
- Każdy komponent stanowi istotny element wycieczki – minimum 25 proc. jej wartości.
- Wyjazd, który trwa powyżej 24 godzin, chyba, że zawiera nocleg (np. konferencja, która zaczyna się o 16:00, kończy o 12:00, ale obejmuje zakwaterowanie).
- Pakiet kupiony w jednym miejscu (np. zwiedzanie winnicy, obiad w restauracji i nocleg zakupione u organizatora, nawet jeśli każdy z komponentów oferuje inna firma).
Wszystko to ma znaczenie, bo zgodnie z prawem organizator imprezy turystycznej musi zapewnić Ci jasną informację na temat każdego komponentu wycieczki i określić z góry zasady rozwiązania umowy. Regulacje określają np. zasady, na jakich organizator imprezy turystycznej może podnieść jej cenę po zawarciu umowy. Może to zrobić tylko wtedy, gdy wzrosną koszty (np. paliwa). Nie może się tak stać później niż na 20 dni przed imprezą, a jeśli koszty wzrosną o więcej niż8 proc., to masz prawo rozwiązać umowę bez ponoszenia dodatkowych opłat.
Jak widać, pojęcie imprezy turystycznej jest bardzo ważne z punktu widzenia interesów urlopowicza. Wiele firm zastanawia się jak zorganizować event? Czasem wyjazd z jogą czy weekend na farmie organizuje niewielka firma. Zasady nie są do końca określone, a o kosztach dowiadujesz się późno. Warto wiedzieć, że nawet, jeśli organizator nie zdaje sobie sprawy z tego, że oferuje imprezę turystyczną, to o ile spełnia opisane powyżej warunki, to obowiązują go prawne regulacje.
Organizatorem imprezy turystycznej jest też hotel, który oferuje np. warsztaty kulinarne i loty balonem, a wszystko to organizuje firma zewnętrzna. Jeśli natomiast hotel oferuje np. nocleg, wyżywienie i ognisko z kiełbaskami, ale wszystko organizuje samodzielnie i w ramach jednej ceny, to można mówić raczej o noclegu z wyżywieniem.
Impreza turystyczna z bonem turystycznym?
W 2020 roku z uwagi na pandemię wprowadzono bon turystyczny. To określona kwota, którą można wydać w hotelu, gospodarstwie agroturystycznym czy pensjonacie. Ostatnio zmodyfikowano przepisy regulujące korzystanie z bonu. Obecnie impreza turystyczna nie musi obejmować noclegu, by można było za nią zapłacić bonem. To ratunek dla tych, którzy nie mogą przyjmować gości na noc z powodów sanitarnych, ale organizują całodniowe warsztaty czy inne atrakcje na świeżym powietrzu. Bonem można też płacić za pakiety, obejmujące np. przejazdy, zwiedzanie i zajęcia sportowe czy rekreacyjne.
Myślisz, że zorganizowanie imprezy turystycznej to zbyt wiele kwestii do załatwienia?
Postaw na współpracę z firmą, która zajmie się wszystkim kompleksowo!
Impreza turystyczna a wyjazd służbowy
Od strony pracownika istotne jest jeszcze pojęcie podróży służbowej. Ustawowe regulacje obowiązują tych, którzy pracują w państwowych i samorządowych przedsiębiorstwach (np. szpitalu, szkole). W firmach prywatnych rozliczenie i organizacja podróży służbowych odbywa się na zasadach określonych w firmowym regulaminie. Delegacja i podróż służbowa to pojęcia stosowane zamiennie. Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów wyjazdu w delegację lub na inny służbowy wyjazd. Ma też prawo do diety delegacyjnej. Jeśli pracodawca nie zapewnia mu przejazdu i wyżywienia (np. dojazd autokarem i obiad na spotkanie firmowe w górach, na których pracownik ma wygłosić prelekcję), to trzeba zachować rachunki i faktury dokumentujące poniesione wydatki.
Szkolenia, kursy i coaching
Organizacja imprez firmowych nie wydaje się być niczym skomplikowanym. Tymczasem okazuje się. Że wiele detali ma znaczenie. Np. szkolenia, konferencje ani coaching nie są zgodnie z prawem traktowane jako podróże służbowe. Powinny one być dobrowolne, choć w praktyce wielu pracodawców oczekuje uczestnictwa.
Warto zawrzeć z pracodawcą umowę na szkolenie, w której będą opisane podstawowe warunki. Przykładowo często pracownik, który ma wziąć udziału w drogim kursie podnoszenia kwalifikacji, zobowiązuje się, że nie odejdzie z pracy przez określony czas po ukończeniu szkolenia. Jeśli złamie tę umowę, pracodawca może poprosić go o zwrot kosztów szkolenia.
W trakcie kursu czy coachingu pracodawca może, ale nie musi pokrywać kosztów noclegu pracownika. Jeśli chodzi o firmowe imprezy integracyjne, to tu trudniej określić, czy jest to prawo, czy obowiązek pracownika. Kodeks pracy reguluje kwestię imprez integracyjnych i szkoleń, które odbywają się w siedzibie firmy. Jeśli odbywają się w ciągu dnia, to zaliczają się one do czasu pracy i należy się za nie wynagrodzenie. W przypadku, gdy team-building odbywa się poza firmą, np. wieczorem lub w weekend w sali szkoleniowej za miastem, to czas ten nie jest raczej wliczany do czasu pracy. Ewentualne dodatkowe zasady ustala z pracownikami bezpośrednio szef.
Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez