Eventservice: Wie organisiert man ein unvergessliches Event?

Die Organisation einer Geschäftsveranstaltung kann große Freude bereiten, andererseits aber auch sehr stressig und zeitaufwändig sein. Wenn Sie es dennoch mit anderen Aufgaben verbinden müssen, suchen Sie besser nach einer erfahrenen und bewährten Eventagentur. Erfahren Sie, warum es sich lohnt, mit einem Dienstleistungsunternehmen zusammenzuarbeiten Parteien!

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Bevor Sie eine erfolgreiche Firmenveranstaltung organisieren, überlegen Sie, was Sie erreichen möchten. Möchten Sie neue Kunden erreichen oder möchten Sie Stammkunden gewinnen? Du feierst Jubiläum des Unternehmens oder eine besondere Leistung? Sie suchen talentierte Mitarbeiter? 

Sobald Sie Ihre Veranstaltungsziele festgelegt haben, können Sie Ihren Zeitplan einfacher planen, ein Budget festlegen und die richtigen Redner einladen. Darüber hinaus erreichen Sie Ihre Zielgruppe effektiv und werben Fall. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele messbar, spezifisch, erreichbar, terminiert und relevant sind. 

Eventmanagement mit einer Eventagentur

Veranstaltungsunternehmen arbeitet mit allen Beteiligten (Auftraggeber – Subunternehmer – Gäste – Referenten – Geschäftspartner) zusammen, um sicherzustellen Firmenfeier professioneller Natur. Darüber hinaus kümmert er sich um alle Belange rund um Logistik und Unterbringung. Bevor Sie unterschreiben Vertrag über die Organisation einer FirmenveranstaltungStellen Sie sicher, dass der Spezialist regelmäßig den Veranstaltungsort besucht, um die Umsetzung des Projekts zu überwachen. 

Die ideale Lösung besteht darin, eine Eventagentur mit eigenem Hauptsitz zu finden – das ist der Fall in... Sosnowka in der Nähe von Karpacz Die Krone des Riesengebirges. Dann ist der Eventmanager, der unsere Veranstaltung organisiert, in seiner Nähe und kennt die Crew, die sich zum Beispiel um ihn kümmert, genau Gastronomie. Und die Kenntnis lokaler Subunternehmer der MICE-Branche ermöglicht es dem Eventmanager, die besten Dienstleister auszuwählen.  

Zusammenarbeit mit einer Eventagentur

Sie fragen sich, ob Sie wirklich mit einer Eventagentur zusammenarbeiten sollten, um erfolgreich zu sein? Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Veranstaltung vom Rest abhebt, nutzen Sie die Dienste von Profis. Originalität wirkt sich positiv auf die Wahrnehmung Ihrer Marke aus. Jedes Unternehmen träumt davon, von den Kunden für Kreativität, Professionalität und Innovation geschätzt zu werden. Stellen Sie sicher, dass die geplante Veranstaltung Ihre Werte perfekt widerspiegelt.

Zweifellos müssen Sie sich sowohl vor als auch während der Veranstaltung um viele Dinge kümmern. Durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen Unternehmen können Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Auf diese Weise beseitigen Sie auch potenzielle Bedrohungen, die sich auf Ihre Veranstaltung auswirken könnten. Wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, die umfassendes Eventmanagement anbietet, müssen Sie sich auf eine Lawine von ... Komplimenten gefasst machen!

Dienstleistungen einer Eventagentur

Eventagenturen bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen rund um die Organisation und Planung verschiedener Arten von Veranstaltungen, sowohl geschäftlicher als auch privater Art, wie z. B. Konferenzen, Firmenveranstaltungen, Hochzeiten, Geburtstage, Messen, Ausstellungen und viele andere. Zu den typischen Leistungen einer Eventagentur gehören:

Eventplanung und -koordination

1. Erstellen von Konzepten und Veranstaltungsplänen.
2. Bestimmung des Datums, setzt und Veranstaltungsplan.
3. Koordination der Aktivitäten aller Lieferanten und Teilnehmer.

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Budgetierung

1. Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung des Veranstaltungsbudgets.
2. Auf der Suche nach Einsparungen und Optimierung der Ausgaben.

Standortauswahl und -management

• Finden Sie den passenden Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung.
• Verhandlung und Unterzeichnung von Verträgen mit den Veranstaltungsorten.

Gastronomie

• Auswahl an Menüs und Lieferanten Gastronomie.
• Kellnerservice-Management.

Dekorationen und Arrangements

• Gestaltung von Dekorationen und Dekorationen für Veranstaltungsräume.
• Vermietung von Möbeln, Beleuchtung und Dekoration.
• Dekorieren von Tischen, Wänden und der Bühne.

Technik und Sound

1. Vermietung und Service von audiovisueller Ausrüstung.
2. Bereitstellung von Tonanlagen, Projektoren, Leinwänden und anderen Geräten.

Unterhaltung und Attraktionen

1. Einsatz von Musikkapellen, DJs, Zauberer und andere Künstler.
2. Organisation von Attraktionen wie Fotokabinen und -zonen Spiele oder Shows.

Registrierung und Betreuung der Teilnehmer

1. Erstellen eines Teilnehmerregistrierungs- und Servicesystems.
2. Ausgabe von Tickets, Ausweisen oder Armbändern.

Marketing und Werbung

• Erstellen einer Event-Promotion-Strategie.
• Gestaltung von Marketingmaterialien wie Einladungen, Broschüren und Websites.

Logistik und Transport

• Verkehrskoordination i Unterkunft für Teilnehmer.
• Management der Lieferlogistik und des Gästeflusses.

Sicherheit und Geborgenheit

• Gewährleistung von Schutz und Sicherheit am Veranstaltungsort.
• Verwaltung des Notfallplans und der Sicherheitsverfahren.

Bewertung und Berichterstattung

1. Durchführung einer Bewertung nach der Veranstaltung und Erstellung eines zusammenfassenden Berichts.
2. Meinungen von Teilnehmern und Kunden einholen, um Dienstleistungen zu verbessern.

Die Leistungen einer Eventagentur müssen auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden und die Art der Veranstaltung zugeschnitten sein. Diese Agenturen fungieren als Veranstaltungspartner und bieten Unterstützung und Fachwissen in allen Aspekten der Veranstaltungsplanung und -durchführung.

Professionelle Eventagentur

Wie sieht die Zusammenarbeit mit einer auf Eventmanagement spezialisierten Agentur aus?? Zunächst führt der Eventmanager mit Ihnen ein ausführliches Gespräch, in dem er sich nach Konzept, Thema und Ablauf der Veranstaltung, Zielgruppe, Standort und geplantes Budget. Erfahrene Spezialisten beraten Sie, welche Lösung für Ihre Firmenveranstaltung am besten geeignet ist. Anschließend stellen sie vor, in welchen Kanälen sie Ihr Firmenevent bewerben möchten, Bankett, Konferenz, Networking-Treffen oder Branchenmesse. Sie analysieren, ob Werbung im Radio, Fernsehen, in der Presse oder ob es besser ist, soziale Medien zu nutzen, im Einzelfall am besten funktioniert.

Der Eventmanager verfügt über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der Leitung von Firmenveranstaltungen, Konferenzen, Banketten, Kongressen und Messen. Er kann Sie beraten, welches Objekt das Beste für Ihre Veranstaltung. Darüber hinaus hilft es Ihnen bei der Auswahl eines Themas, einer Dekoration usw. Gastronomie und audiovisuelle Ausrüstung. Er wird auch Lizenzen und Genehmigungen einholen, wenn dies in einer bestimmten Situation erforderlich ist.

Eine erfahrene und professionelle Eventmanagement-Agentur ist auf verschiedene Überraschungen oder unvorhergesehene Situationen vorbereitet. Spezialisten arbeiten unermüdlich daran, Ihnen, Gästen und Rednern das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Als Veranstaltungsmanager Wenn Sie mit Profis zusammenarbeiten, können Sie ruhig schlafen.

Wie kann eine Agentur, die Veranstaltungsdienstleistungen anbietet, helfen?

Trotz bester Planung kann es immer ein Problem geben, das schnell gelöst werden muss. Fehler und zufällige Ereignisse sind der Albtraum eines jeden Veranstalters. Wenn Sie sich die Nerven ersparen möchten, suchen Sie nach einem Unternehmen, das Erfahrung im Eventmanagement hat. Auch wenn die Agentur nicht alle Probleme verhindern kann, wird sie sie schnell lösen. Dadurch bemerken die Teilnehmer nicht einmal, dass etwas schief gelaufen ist. 

Bei der Organisation einer Veranstaltung beschränken Sie sich wahrscheinlich nicht nur auf die Buchung eines Raumes, sondern kümmern sich auch um Catering, Dekoration, Beleuchtung, Tonanlage usw Event-Attraktionen. Wenn Sie mit einem Eventmanagement-Unternehmen zusammenarbeiten, knüpfen Sie Kontakte zu den besten Subunternehmern. Darüber hinaus können Sie in vielen Fällen mit einem attraktiven Rabatt rechnen. So sparen Sie viel Zeit, Nerven und Geld. 

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Wie wählt man eine Eventagentur aus?

Führen Sie bei der Auswahl einer Agentur, die sich auf Eventmanagement spezialisiert, eine gründliche Marktforschung durch. Prüfen Sie, welche Erfahrung er hat. Organisiert normalerweise kleine Gruppen Firmentreffen, oder groß Konferenzen, an dem Tausende von Menschen teilnehmen? Fragen Sie Ihre befreundeten Unternehmer, ob sie Ihnen jemanden empfehlen können. Wenn nicht, suchen Sie in den sozialen Medien nach Informationen zu Eventagenturen. Allerdings müssen Sie ein Unternehmen nicht aufgeben, nur weil es eine negative Meinung vertritt. Wenn andererseits viele Benutzer negative Dinge darüber sagen, sollte ein Warnsignal ausgelöst werden.  

Legen Sie ein Budget fest und informieren Sie den Eventmanager darüber, damit Sie sicher sein können, dass er sich um alle Kosten kümmert und keine bösen Überraschungen auf Sie warten. Darüber hinaus kann die Eventagentur interessante Ideen vorschlagen, einige Modifikationen an Ihren Lösungen vornehmen und Lücken schließen, um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, was Sie tun, wenn Ihr Laptop keine Verbindung zum Projektor herstellt, ein unerwarteter Delegierter auftaucht oder sich herausstellt, dass einer Ihrer Gäste Vegetarier ist. Die Liste solcher Situationen ist endlos, glücklicherweise beschäftigt sich eine Eventagentur täglich damit. Sie können sicher sein, dass er schnell und effektiv reagiert, ohne Sie vom Geschehen abzulenken.

Service für Firmenveranstaltungen: Woran sollte man sich erinnern?

Die Höhe des verfügbaren Budgets wirkt sich auf alle Aspekte aus Organisation von Firmenveranstaltungen, aus Wahl setzt und geladene Redner durch Catering, Sehenswürdigkeiten, Raumdekoration bis hin zu technologischen Werkzeugen und Personal. Überlegen Sie, ob Sie nur interne Finanzierungsquellen nutzen oder vielleicht zusätzliche Mittel von Sponsoren einwerben?

Haben Sie in der Vergangenheit ähnliche Veranstaltungen organisiert? Wenn ja, prüfen Sie, welches Budget Sie zu diesem Zeitpunkt hatten. Dies ist ein guter Anhaltspunkt für die Planung nachfolgender Veranstaltungen. Denken Sie jedoch daran, die Inflation und sich ändernde Teilnehmerbedürfnisse zu berücksichtigen. Analysieren Sie die bisherigen Preise der Leistungen einzelner Subunternehmer. Kontaktieren Sie vertrauenswürdige Unternehmen und fordern Sie ein vorläufiges Angebot an.

Sobald Sie das herausgefunden haben, konzentrieren Sie sich auf die restlichen Punkte auf Ihrer Liste. Achten Sie auf die Gebühren für Zimmer- oder Hotelmiete, audiovisuelle Ausrüstung, Verpflegung, Unterkunft, Transport und Werbung. Prüfen Sie, wie viel Sie Referenten für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung bezahlen sollten. Planen Sie bei der Festlegung Ihres Budgets mindestens 20 Prozent für unerwartete Ausgaben ein. So müssen Sie in letzter Minute nichts mehr aufgeben. Wenn Ihr Budget größer oder komplizierter ist, benötigen Sie ein spezielles Werkzeug – an Anwendungen dieser Art mangelt es nicht. Auf diese Weise können Sie nützliche Informationen sammeln, Ausgaben verfolgen, Berichte erstellen und den Return on Investment nachweisen. 

So organisieren Sie eine Party – siehe Event-Konfigurator