Eine Konferenz in einem Hotel organisieren: Wie kann man erfolgreich sein?

Wenn Sie nicht viel Erfahrung mit der Organisation von Konferenzen in einem Hotel haben, können Sie sich aufgeregt, aber auch gestresst fühlen. Die Umsetzung eines solchen Unterfangens erfordert viele Entscheidungen und die Sorge um verschiedene Angelegenheiten. Wir haben eine Handvoll Tipps für Sie vorbereitet, dank denen Ihre Veranstaltungen den Teilnehmern noch lange in Erinnerung bleiben!

Organisation einer Konferenz in einem Hotel: Wie wählt man ein Thema aus?

Bevor Sie beginnen, sich mit Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Organisation zu befassen Konferenzen für Unternehmenbeantworte dir ein paar Fragen. Denken Sie zunächst über den Zweck Ihrer Veranstaltung nach. Dann überlegen Sie, wen Sie einladen möchten. Überlegen Sie auch, welchen Charakter das geplante Event haben wird, wie lange es dauern wird und wie viel Sie dafür ausgeben können. Überlegen Sie es sich gut, dann wird es einfacher, ein detailliertes Konzept für die Konferenz zu entwickeln.

Definieren Sie unabhängig von Ihrer Erfahrung in der Organisation von Konferenzen in einem Hotel ein detailliertes, konkretes Ziel der Veranstaltung und überlegen Sie dann, wie Sie es erreichen möchten. Sie können den Teilnehmern beispielsweise die Marke und ihre Werte vorstellen, ein starkes, effektives Team aufbauen, ein größeres Umweltbewusstsein fördern oder sich auf zukünftige Innovationen konzentrieren. 

Auch wenn Sie versucht sein mögen, das Konferenzthema nicht festzulegen, machen Sie diesen Fehler nicht! Denken Sie an die Veranstaltungen, Schulungen, Konferenzen und Workshops, an denen Sie teilgenommen haben. Frage mich, ob sie welche hatten Party-Themen? Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Thema zu Ihrer Zielgruppe passt. Überlegen Sie, ob es bei ihr Emotionen hervorrufen wird. Wenn ja, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit dafür Organisation von Konferenzen im Hotel wird ein Erfolg sein. Das perfekte Leitmotiv weckt das Interesse der Empfänger und lässt sie die Ziele der Veranstaltung verstehen.

Wie organisiert man Schritt für Schritt eine professionelle Konferenz?

Unabhängig davon, ob Sie eine kleine oder große Konferenz organisieren möchten, stellen Sie ein kreatives und vertrauensvolles Team zusammen, an das Sie einen Teil der Aufgaben delegieren. Überlegen Sie, welche Verantwortlichkeiten Sie den einzelnen Teammitgliedern zuweisen, um eine Überlastung zu vermeiden. Überlegen Sie, wer Sie bei der Suche nach einem Veranstaltungsort, dem Marketing, der Akquise von Sponsoren und administrativen Tätigkeiten wie dem Festlegen und Einhalten eines Budgets oder dem Verkauf von Tickets unterstützt.

Haben Sie das Gefühl, dass Sie mehr Unterstützung bei der Organisation einer Konferenz in einem Hotel benötigen? Machen Sie dann einen Plan, um Freiwillige zu rekrutieren. Suchen Sie sie unter Studenten und Enthusiasten Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung. Wenn Sie Unterstützung für Ihr Kernteam benötigen, scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten. Denken Sie daran, regelmäßig zu überprüfen, ob Ihre Assistenten ihre Arbeit gut machen.

Organisation einer Konferenz in einem Hotel: Was ist zu beachten?

Bevor Sie wählen Ort für ein Firmenevent, vergleichen Sie Angebote hinsichtlich Zimmerkapazität, Bettenzahl, Verfügbarkeit und Logistik. So wählen Sie eine Einrichtung, die nicht nur den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, sondern auch der Teilnehmer entspricht. Suchen Sie nach einem Hotel in der Nähe eines Bahnhofs oder einer Bushaltestelle. Denken Sie daran, dass nicht alle Zuhörer und Referenten mit dem Privatauto anreisen. Überprüfen Sie übrigens, ob das Hotel über einen großen Parkplatz verfügt oder ob es einen öffentlichen Bereich in der Nähe gibt. Stellen Sie sicher, dass die gewählte Einrichtung der Art der geplanten Aktivitäten entspricht. 

Organisation einer Konferenz in einem Hotel: finanzielle Fragen

Bevor Sie mit der Organisation einer Konferenz in einem Hotel beginnen, erstellen Sie einen Geschäftsplan und ein Budget. Unabhängig davon, ob Sie Sponsoren gewinnen möchten oder nicht, müssen Sie die Finanzierungsquellen und alle Ausgaben ermitteln. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung des Veranstaltungsbudgets Veranstaltungsort, Catering, Unterkunft und Transport (z. B. Lautsprecher), Soundsystem, Beleuchtung und Zubehörmiete. Dazu gehören auch Rednervergütung, Werbeaktivitäten und außerschulische Aktivitäten. 

Denken Sie daran, alle Ausgaben zu dokumentieren, insbesondere wenn Sie Gelder für die Organisation einer Konferenz im Hotel aus externen Quellen beschaffen. Um unnötige Nerven zu vermeiden, planen Sie bei der Erstellung eines Budgets mindestens 20 % ein. Vorräte für unerwartete Ausgaben wie die Anmietung zusätzlicher Ausrüstung oder den Transport. Der Umgang mit viel Geld kann sehr stressig sein, besonders wenn Sie unerfahren in der Planung dieser Art von Veranstaltungen sind. Suchen Sie nach einer App, die Ihnen hilft, Ihr Budget zu organisieren, Ausgaben zu verfolgen und Berichte zu erstellen. 

Wie kann die Konferenz beworben werden?

Alle Bemühungen, eine Konferenz in einem Hotel zu organisieren, sind umsonst, wenn niemand dazu kommt. Denken Sie darüber nach, wie Sie für Ihre Veranstaltung werben. Beliebte Marketing-Tools wie Social-Media-Beiträge, Radiowerbung, Pressemitteilungen, Gastartikel in beliebten Blogs helfen Ihnen dabei, Ihre Veranstaltung effektiv zu bewerben. Sie können auch relevante Informationen und Anfragen an wissenschaftliche Einrichtungen richten, die bereit sind, sich an solchen Projekten zu beteiligen. 

Wie kombiniere ich eine Konferenz mit einem Firmenevent?

Fragen Sie sich, wie Sie eine erfolgreiche organisieren können Firmenmeeting? Sie brauchen einen guten Plan, der Ihnen hilft, die Dinge zu ordnen. Bereiten Sie einen detaillierten Veranstaltungsplan vor und verteilen Sie ihn an die Teilnehmer. Dadurch kann sich jeder gut auf das Meeting vorbereiten.

Wenn Sie die Atmosphäre im Team verbessern möchten, können Sie die Konferenz mit kombinieren eine touristische Veranstaltung. Überlegen Sie, welche Attraktionen Sie für Ihre Mitarbeiter vorbereiten werden. Haben Sie das Gefühl, dass Teammitglieder Ruhe brauchen? Bieten Sie ihnen Yoga-Kurse, SPA-Behandlungen oder Meditations-Workshops an. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter für eine Weile von ihren täglichen Aufgaben erholen und den Druck vergessen, unter dem sie stehen. 

Wenn Sie eine Konferenz nur für Kollegen veranstalten, können Sie ihnen eine Einladungs-E-Mail senden. Denken Sie daran, RSVP in die Nachricht aufzunehmen, d. h. eine Bitte um Bestätigung Ihrer Ankunft. Dies erleichtert Ihnen die Bestimmung der Anzahl der Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden. Versuchen Sie jedoch, Gastredner, CEOs oder wichtige Geschäftspartner persönlich einzuladen. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, jemanden zu beleidigen.

Wie organisiert man ein unvergessliches Event?

Achten Sie darauf, dass das gewählte Datum der Konferenz nicht mit ähnlichen Veranstaltungen zusammenfällt. Planen Sie keine Veranstaltung, wenn die meisten Leute im Urlaub sind, sonst werden Sie keine zufriedenstellende Beteiligung bekommen. Planen Sie bei der Planung des Konferenzprogramms Pausen ein, in denen sich die Teilnehmer in Ruhe unterhalten können. Sonst werden die Veranstaltungsteilnehmer schnell müde und verlieren die Konzentrationsfähigkeit.

Informieren Sie den Hotelmanager oder Eigentümer darüber, wie viele Personen zur Konferenz kommen. Informieren Sie sie unbedingt über Allergien der Teilnehmer, damit der Küchenchef ein angemessenes Menü zubereiten kann. Gehen Sie am Tag vor der Konferenz ins Hotel, um sich zu vergewissern, dass der Raum so aussieht, wie er sollte und die Ausstattung einwandfrei funktioniert.

Wenn Sie keine Experten auf einem bestimmten Gebiet kennen, suchen Sie rechtzeitig nach ihnen. Prüfen Sie, wer auf das Thema Ihrer Konferenz spezialisiert ist. Erstellen Sie eine Liste mit potenziellen Rednern und beginnen Sie dann, E-Mails zu senden und anzurufen. Denken Sie daran, je früher Sie dies tun, desto besser. Die besten Redner haben wirklich volle Terminkalender und Sie möchten nicht, dass Ihnen jemand zuvorkommt. Werfen Sie diese Liste nicht weg! Alles kann passieren, also braucht man Backup-Lautsprecher. Notfalls setzen Sie einfach Plan B um!

Senden Sie den Teilnehmern nach der Konferenz ein E-Mail-Formular und bitten Sie sie, es auszufüllen. Auf diese Weise wissen Sie, was ihnen gefallen hat und was verbessert werden muss. Konstruktives Feedback wird sich bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen als nützlich erweisen.

So organisieren Sie eine Party – siehe Event-Konfigurator