Jak sprawdzić czy firma eventowa spełni nasze oczekiwania?

Każda firma eventowa działa dziś na mocno konkurencyjnym rynku. Niektóre zgłaszają się bezpośrednio do przedsiębiorców z ofertą, inne kuszą silną marką w sieci i bonusami. Tak naprawdę dowiesz się, z kim masz do czynienia, dopiero, gdy znajdziesz się już na evencie… A może jednak istnieje sposób, by sprawdzić firmę eventową wcześniej? 

Firma eventowa co to jest?

Firmy czy też agencje eventowe (te określenie zwykle używane są zamiennie) zajmują się obsługą sektora MICE, czyli meetings, incentives, conferences, events. Przemysł spotkań – bo z takim określeniem także możemy się spotkać – w ostatnich latach dość szybko się rozwija. Większość firm zrozumiało, że firmowe imprezy to nieodłączny element strategii employer branding, czyli działań mających na celu budowanie wizerunku pracodawcy. Także promowanie się firm i organizacji dzięki eventom zyskuje na popularności. Klasyczne reklamy w coraz mniejszym stopniu spełniają swoją funkcję, a ich zadania przejmuje właśnie event marketing. Jednak zorganizowanie profesjonalnej imprezy firmowej często nie jest łatwą sprawą. Warto skorzystać z usług profesjonalistów. Pomoc agencji eventowej może okazać się nieodzowna, jeśli zależy nam na udanym evencie.      

Agencja eventowa Sosnówka k. Karpacza 

Przy wyborze agencji eventowej na pewno ważne jest pierwsze wrażenie. Czasem warto kierować się intuicją, ale też osobiście spotkać z przedstawicielami firmy. Zwłaszcza jeśli ich siedziba znajduje się w jakimś atrakcyjnym miejscu i jest jednocześnie ośrodkiem szkoleniowo-eventowym, jak na przykład w przypadku Dworu Korona Karkonoszy w Sosnówce. Wtedy na miejscu możemy sprawdzić, jak prezentuje się obiekt, co oferuje, jacy są pracownicy. To pozwoli nam wyrobić sobie własne zdanie na temat danej firmy, a nie tylko polegać na, nie zawsze rzetelnych, opiniach z różnych portali.

Agencja eventowa – czym się zajmuje?

Firmy eventowe zajmują się organizacją imprez, głównie firmowych. Można w tym momencie zadać sobie pytanie, czy tego typu działalność ma rację bytu? Czy znajdują się chętni na usługi eventowe? Bo przecież co to takiego, zorganizować event? Czy to jakaś wielka sztuka? Przecież prawdopodobnie każdy z nas w swoim życiu zorganizował jakąś imprezę. 

Z takim mylnym wyobrażeniem pracy w agencji eventowej można się spotkać dość często. Jednak życie dość szybko weryfikuje tego typu opinie. W praktyce szybko okazuje się, że czym innym jest zorganizowanie wyjścia do kina i na pizzę dla kilkorga przyjaciół, a czym innym urządzenie konferencji, spotkania integracyjnego, warsztatów teatralnych albo 3-dniowego wyjazdu na integrację w górach czy wielkiego pikniku firmowego dla wszystkich pracowników i ich rodzin lub wigilii firmowej. Tylko doświadczone agencje eventowe poradzą sobie z takim zadaniem. Zwłaszcza że event może mieć charakter dydaktyczny, rekreacyjny, społeczny lub kulturalny. Albo stanowić mieszankę różnych typów. Każdy ma swoją specyfikę, a znajomość niuansów może decydować o powodzeniu lub porażce imprezy.

Event – definicja

Czym jest event? Czy można podać jego definicję? To termin dość pojemny, ale na pewno jest to „wydarzenie” – coś niezwykłego, specjalnego, niecodziennego. Jedna z klasycznych definicji, zaproponowana przez światowej sławy specjalistę od eventów, J.J. Goldblatta na początku lat 90. XX wieku mówi, że event to „wyjątkowy moment w czasie, określony poprzez ceremonię i rytuał, zaspokajający czyjeś potrzeby”.

Na czym polega praca agencji eventowej?

Trudno jest w kilku słowach opisać działalność agencji eventowych. Zakres ich pracy i zainteresowań jest bowiem bardzo szeroki. Oczywiście zgodnie z nazwą podstawowa działalność to organizacja eventów firmowych. Ale firma eventowa ma też często podobny zakres zadań, jak normalna agencja reklamowa. Taką kreatywną agencją eventową jest na przykład Dwór Korona Karkonoszy. Najlepsze agencje eventowe potrafią od początku do końca przygotować na przykład imprezę firmową albo konferencję. Potrafią też odpowiednio ją wypromować i jeszcze zapewnić udział ekspertów, a także zapewnić niebanalne atrakcje na event. Jak widać, profesjonalna agencja eventowa ma właściwie nieograniczone pole działania i zakres oferowanych usług. Potrafi też sama wykreować i zrealizować każdy event.

Blok CTA

Szukasz profesjonalnej firmy eventowej?

Jesteś we właściwym miejscu.

Firma eventowa – działania

To, czego będziemy oczekiwać od firmy eventowej, w dużej mierze zależy od rodzaju wydarzeń, które chcemy zlecić jej do przygotowania. Chodzi o to, że inaczej należy podejść i postawić inne cele przy organizacji na przykład konferencji albo międzynarodowego kongresu, a zupełnie inne oczekiwania będą przy okazji przygotowania firmowego ogniska. W tym drugim przypadku celem będzie integracja i team building. A w przypadku konferencji celem może być na przykład promocja firmy i pozyskanie kontaktów oraz ekspertów w interesującej nas branży. Zwróćmy uwagę też na fakt, że niektóre agencje eventowe oferują jedynie wąski zakres usług. Ich specjalizacją jest na przykład organizacja festynów i koncertów. I mogą być one faktycznie niezłe w zakresie organizacji wydarzeń plenerowych, ale niekoniecznie potrafią jednocześnie współpracować z mediami czy choćby idealnie wpasować się w lokalny koloryt. Jeśli agencja eventowa specjalizuje się w imprezach o mniejszym zasięgu, powierzenie jej na przykład imprezy ogólnopolskiej może być sporym ryzykiem.

Agencja eventowa to przede wszystkim praca z ludźmi i dla ludzi. Chodzi zarówno o klientów agencji eventowych jak i o osoby, których agencje eventowe zatrudniają. Zwłaszcza agencje organizujące imprezy muszą mieć w swoim zespole osoby bardzo kontaktowe. Na przykład event manager, który ma przygotować wyjazd integracyjny musi pozyskać sporo informacji o grupie, dla której ma to zrobić. Musi także doskonale skoordynować wszystkich podwykonawców, catering i przygotować ciekawe atrakcje. Nie da się tego zrobić, jeśli nie lubi się pracy z ludźmi. Niezbędne są również takie kompetencje jak komunikatywność, poczucie humoru, praca zgodnie z planem, ale także umiejętność improwizacji i odnalezienia się w różnych sytuacjach. Czasem trzeba rozkręcić imprezę firmową, innym razem pomóc komuś w przypadku zdarzenia losowego. Trzeba też umieć być stanowczymi i jednocześnie elastycznym. Jak widać, żeby osobiście zająć się kompleksową organizacją wydarzeń, trzeba mieć sporo umiejętności społecznych i kompetencji miękkich.

Firma eventowa – co mówią o niej inni? 

Wydaje się to oczywiste, ale warto przypominać, że poza zapewnieniami płynącymi od samej firmy eventowej, można też sprawdzić opinie na jej temat. Miejsca, w których warto ich szukać:

• referencje na stronie,
• media społecznościowe,
• opinie Google,
• branżowe rankingi,
• blogi,
• prasa fachowa i portale informacyjne.

Agencja eventowa – opinie

Jedna zła opinia nie powinna przekreślać szans firmy eventowej na współpracę, ale jeśli ciągnie się za nią sporo negatywnych ocen, to prawdopodobnie agencja może mieć coś do ukrycia. Jeśli natomiast w sieci firma eventowa nie ma żadnej opinii, to być może działa na rynku bardzo krótko. 

Warto też zwrócić uwagę na jakość opinii o firmie eventowej. Czy referencje są poparte nazwą firmy i jest to duża, szanowana marka, czy raczej opinię wydała anonimowa osoba? Takie rzeczy też się liczą, szczególnie w świecie on-line, w którym łatwo da się manipulować opiniami. Wyznacznikiem sukcesu może być też to, że słyszałeś już o ciekawym wydarzeniu, które było organizowane przez dany podmiot. 

Na jakie atrakcje i udogodnienia można liczyć?

Profesjonalista w praktycznie każdej dziedzinie działa na styku oczekiwań klienta i własnej wizji, popartej doświadczeniem. Tak samo powinno być w przypadku firmy eventowej. Zwróć uwagę,czy Twoje potrzeby i sugestie są brane pod uwagę – chodzi w końcu o Twoją imprezę. Z drugiej strony profesjonalista jest w stanie podpowiedzieć Ci niektóre rozwiązania. Przykładowo, jeśli masz bardzo napięty plan imprezy, a dodatkowo planujesz rozbudowane menu i elegancką kolację, ekspert może poradzić, by zamienić je na wariant z mniejszą liczbą potraw w wariancie szwedzkiego stołu. Podobnie będzie z zaplanowanymi atrakcjami.

Firma eventowa Karpacz

Karpacz i jego okolice to miejsca bardzo chętnie wybierane na organizację firmowych eventów. Nie dziwi zatem, że okolice Karkonoszy to również miejsce, gdzie branża eventowa szybko się rozwija. Wybierając firmę eventową Karpacz warto wziąć pod uwagę położony w sąsiedniej Sosnówce Dwór Korona Karkonoszy. Jego ofertę eventów firmowych można określić w skrócie jako dużo, ciekawie, w wyjątkowym miejscu i ze zjawiskową kuchnią. Ten stylowy dwór można mieć w całości do dyspozycji na jeden szczególny event. Dzięki temu formuła eventu właściwie może być zupełnie dowolna i tylko wyobraźnia może ograniczać pomysły na uświetnienie imprezy. Ta firma eventowa koło Karpacza oferuje ponad 100 różnych atrakcji na imprezy.

Organizacja imprezy integracyjnej to jedno z podstawowych zadań firmy eventowej. W tym przypadku kluczowe wydaje się przygotowanie odpowiedniego scenariusza imprezy i atrakcji, które wywrą duże i pozytywne wrażenie na uczestnikach. Nie każdy chce po raz kolejny brać udział w nudnej nasiadówce, a już zwłaszcza z ludźmi, z którymi i tak na co dzień spędza mnóstwo czasu w pracy. Profesjonalna firma eventowa potrafi tak zaaranżować każdy event, by różnił się on od poprzednich. Z pewnością zapewni też niespodzianki, które zbudują dobry nastrój i na długo zapadną w pamięć uczestnikom. Przygotowanie takiego wydarzenia firmowego wymaga jednak sporo zachodu i świeżych pomysłów. Nawet najlepsza firma eventowa musi się nieźle wysilić, by zaskoczyć czymś nowym swoich klientów.

Jak działa firma eventowa?

Jaki jest pierwszy etap działań agencji eventowej? Polega on na słuchaniu. Tak, tak właśnie działa firma eventowa. Najpierw słucha, potem działa. Zwykle kojarzymy agencje eventowe z ruchem, działaniem, akcją, ale by mógł nastąpić ten etap, trzeba wysłuchać klienta. Czasem osobiście, czasem posługując się briefem, czyli wytycznymi na piśmie. W briefie znajdziemy wykaz potrzeb, wymagań i życzeń klienta. Oczywiście czasem trzeba je zmodyfikować, ale wyznaczają one ramy działań i pozwalają nakreślić kierunek podczas przygotowywania eventu.

A więc najpierw mamy poznanie potrzeb klienta. Potem szykowanie oferty pasującej do przedstawionych wymagań. Następnie meeting planner rozdziela zadania pomiędzy poszczególnych pracowników w ramach agencji eventowej i szuka podwykonawców. Potem wykonuje prace polegające na koordynacji przebiegu imprezy. I jeszcze na koniec, już po evencie, mają miejsce działania podsumowujące imprezę i rozliczenia – ze zleceniodawcą i wykonawcami.

Meeting plannerzy z agencji eventowych zwykle oferują swoją pomoc na każdym etapie planowania, realizowania i rozliczania imprezy. Klienci to doceniają – preferują kontakt z jedną i tą samą osobą na każdym etapie eventu firmowego. Dzięki temu nie muszą obawiać się zakłóceń w komunikacji. Wszystkie ustalenia są aktualne i znane wszystkim zainteresowanym, co sprawia, że szanse na udaną imprezę rosną.   

Brief imprezy firmowej

Podstawowe informacje na temat imprezy firmowej:

• cel imprezy – integracja zespołu, promocja firmy czy marki, podziękowanie pracownikom czy kontrahentom, podsumowanie dokonań, wyznaczenie celu na przyszłość itd.;
• typ eventu – szkolenie, kongres, jubileusz, zabawy zespołowe z elementami team buildingu, warsztaty integracyjne itd.;
• planowany termin imprezy firmowej – impreza kilkugodzinna, 2-dniowa czy dłuższa;
• miejsce na imprezę firmową – góry, morze, jeziora, miasto; siedziba firmy, restauracja, hotel, centrum konferencyjne, ośrodek szkoleniowy itd.;
• liczba zaproszonych gości;
• dodatkowe atrakcje na imprezę – koncert, warsztaty, pokazy itd.; powinno to być coś naprawdę ciekawego, zaskakującego dla uczestników;
• zakładany budżet eventu.

Posiadając te dane, agencja eventowa przestawia zleceniodawcy swoją ofertę. Gdy ta zostanie zaakceptowana, pora na szczegółowe rozpisanie harmonogramu prac przy imprezie.

Impreza firmowa – harmonogram prac

Jakie elementy trzeba wziąć pod uwagę planując firmowy event? Znalezienie obiektu konferencyjnego w wybranym miejscu to kluczowa sprawa. Hotel, centrum konferencyjne, ośrodek na warsztaty – trzeba wybrać miejsce dysponujące wystarczającą przestrzenią konferencyjno-szkoleniową. Jednak to nie wystarczy. Najczęstszy model imprezy firmowej to wyjazdowe spotkanie trwające 2 dni. A więc potrzebny będzie nocleg dla gości eventu, najlepiej w jakimś klimatycznym nastrojowym miejscu, wyróżniającym się zindywidualizowanym wystrojem. Wtedy uczestnicy eventu doskonale zapamiętają właśnie ten wyjazd. Butikowy dwór z ciekawymi pokojami będzie idealny. 

I jeszcze catering – posiłki w czasie obrad czy warsztatów, a do tego może ognisko, grill czy bal firmowy wieczorem? Wtedy trzeba przygotować specjalne menu. Najlepiej postawić na kuchnię regionalną, bo degustacja nowych potraw będzie dodatkową atrakcją dla uczestników imprezy firmowej.

Należy też zadbać o transport do miejsca eventu. Można albo wynająć autokary, albo umówić się, że uczestnicy eventu samodzielnie dotrą na miejsce. To jednak rzadko stosowane rozwiązanie. Wspólna podróż pozwala na poznanie się uczestników i zacieśnianie więzi w zespole od samego początku imprezy.     

Gdy zostaną ustalone te podstawowe kwestie, trzeba zadbać o znalezienie podwykonawców. Na przykład fotografów, kamerzystów, dekoratorów czy animatorów imprez firmowych. Zamówić branding eventu, czyli identyfikatory, wizytówki, zestawy powitalne, gadżety reklamowe czy scenariusze zabaw. Warto też nagłośnić event. Promocja w mediach społecznościowych czy tradycyjnych, zależnie od charakteru imprezy, to często spotykany obecnie element event marketingu. 

Co należy do zadań firmy eventowej?

Ogólnym zadaniem całej branży eventowej jest profesjonalna organizacja różnego typu wydarzeń. Najpopularniejsze są oczywiście firmowe imprezy integracyjne. Ale chodzi też o organizację na przykład konferencji prasowych, koncertów, wydarzeń o dużym znaczeniu dla społeczności lokalnej albo dla konkretnej korporacji lub mniejszej firmy. Działalność agencji eventowych to również wsparcie marketingu, dbanie o widoczność i promocje na stronach www. Wynika to z faktu, że dla klientów firm eventowych każdy impreza to inwestycja. Każde działanie takich firm musi więc mieć określony cel. A długofalowo każdy event musi przynieś zwrot.

Na przykład firmowa impreza integracyjna na pozór to pieniądze wydane na sprawienie przyjemności pracownikom. Ale faktycznie zyskujemy lojalność załogi, integrujemy pracowników z zespołem i wzmacniamy komunikację. Korzyścią długofalową będzie zatrzymanie fachowców w naszej firmie, uzyskanie efektu synergii i promocja firmy jako pracodawcy dbającego o swoich ludzi. Czyli agencja eventowa pracuje dla nas na polu employer brandingu, team buildingu, wspiera marketing i dodatkowo wzmacnia naszą firmę. Jak widać, praca firm eventowych to nie tylko dobra zabawa, ale też bardzo konkretnie ukierunkowane działanie rynkowe.

Firma eventowa

Sprawdzona osoba będzie umiała na podstawie swojego doświadczenia przewidzieć pewne sytuacje związane na przykład z pogodą czy porą roku. Zamiast zaskoczenia na miejscu, może zaoferować alternatywę lub zadbać o plan awaryjny. Przygotowany przez specjalistów od planowania eventów z Dworu Korona Karkonoszy kalkulator imprez pozwala dopasować każdy moduł wydarzenia do okoliczności. Przykładowo kolacja może trwać 2, 4, a nawet 7 godzin. Przy pięknej pogodzie do wyboru jest też ognisko integracyjne lub na przykład grill z pieczeniem barana.

Jeśli pogoda się popsuje, infrastruktura naszego obiektu pozwala kontynuować zabawę pod dachem. Oczywiście scenariusz imprezy firmowej każdorazowo przygotowujemy indywidualnie, niemniej baza gotowych pomysłów pozwala uprościć ten proces i sprawnie połączyć ze sobą różne moduły. 

Cechy dobrego organizatora eventów

Jaka powinna być osoba, zajmująca się zawodowo organizacją eventów? Przede wszystkim komunikatywna, jako że to praca oparta o relacje. Z tego powodu umiejętności komunikacyjne i kompetencje miękkie są bardzo ważne dla organizatorów imprez. Kolejna cecha niezbędna w pracy event managera to kreatywność. Scenariusz eventu, atrakcje dla gości – wymyślenie niezapomnianego wydarzenia wymaga pewnej dozy fantazji i nowatorstwa. Każdy event jest jedyny i niepowtarzalny, choć w pewnym sensie podobny do innych. Jednak zmienia się zleceniodawca, typ wydarzenia, goście, miejsce, termin czy atrakcje na imprezę firmową. Jednocześnie meeting planner musi być osobą twardo stąpającą po ziemi. Dopilnowanie wszystkich terminów, wykonawców i budżetu to zadanie dla osoby dobrze zorganizowanej, systematycznej i odpowiedzialnej. Refleks, elastyczność i zaradność także przydadzą się w tej pracy, bo czasem w ostatniej chwili, z powodów losowych, trzeba zmienić jakieś ustalone wcześniej elementy imprezy.

Czy firma eventowa dysponuje własnym obiektem?

Firma eventowa. Kolejnym ciekawym tematem jest to, z jakimi obiektami współpracuje dana firma eventowa. Jeśli dopiero zaczyna, możesz się spodziewać, że nie ma wypracowanych żadnych preferencyjnych warunków w obiektach noclegowych. Chodzi zresztą nie tylko o kwestie finansowe. Doświadczenie i szeroka baza noclegowych obiektów też składają się na know-how, omówione w poprzednim akapicie. Doświadczony event manager wie, jaki hotel na imprezy integracyjne się sprawdzi, a jaki nie. Może na przykład unikać miejsc, w których równolegle będą odbywały się wesela, a także obiektów położonych tuż obok drogi albo przy centrum handlowym. Jeszcze inne możliwości daje firmie eventowej własna baza noclegowa. Tak jest z zespołem skupionym wokół Dworu Korona Karkonosze. Obsługa kuchni, hotel, warsztaty, a nawet własna agencja marketingowa – wszystko to działa tu jak dobrze naoliwiony mechanizm i przyczynia się do końcowego efektu, czyli udanej firmowej imprezy. 

Eventowa agencja – zadania

Czy agencje eventowe zajmują się jedynie organizacją imprez firmowych? Takie jest powszechne przekonanie, jednak nie jest to do końca prawdą. Większość agencji eventowych świadczy także usługi w zakresie organizacji imprez rodzinnych – wesel, komunii, chrzcin, jubileuszy. Oczywiście firmy eventowe nieporównanie częściej otrzymują zlecenia od firm, różnego rodzaju organizacji czy instytucji niż od osób prywatnych, jednak takie zlecenia także się zdarzają. Jeszcze czym innym jest organizacja wesel. Tego typu zlecenia są częściej spotykane, i niektóre agencje właściwie się w tym specjalizują. Wtedy często używają nazwy agencja weddingowa, nie eventowa, by podkreślić specyfikę swego rynku.

Najważniejsze w firmie eventowej – czynnik ludzki 

Eventy firmowe organizuje się z myślą o dobrej zabawie i przyjemnym spędzeniu czasu. Ostatnie, na co powinieneś zwrócić uwagę, zanim podpiszesz umowę z firmą eventową, to ludzie. Atmosfera jest bardzo ważna, ale jeszcze bardziej liczy się ich podejście, które przekłada się na powodzenie Twojej imprezy. 

Firma eventowa – terminy

Eventy firmowe organizuje się z myślą o dobrej zabawie i przyjemnym spędzeniu czasu. Ostatnie, na co powinieneś zwrócić uwagę, zanim podpiszesz umowę z firmą eventową, to ludzie. Atmosfera jest bardzo ważna, ale jeszcze bardziej liczy się ich podejście, które przekłada się na powodzenie Twojej imprezy.

Trzeba tu dodać, że nawet, jeśli masz do czynienia z początkującą firmą, możesz mieć określone oczekiwania odnośnie standardów współpracy. Jeśli nie dostaniesz jasnego harmonogramu w firmie eventowej, zaproponuj własny.

Gdy firma eventowa nie będzie wywiązywała się już z pierwszych ustaleń, możesz założyć, że tak będzie wyglądała też dalsza współpraca. Wówczas warto zwrócić się do profesjonalistów, których styl pracy Ci odpowiada. W razie pytań o organizację eventów nasi specjaliści z Dworu Korona Karkonoszy pozostają do Twojej dyspozycji. 

Scenariusz eventu

Oczywiście nie istnieje jeden wzór scenariusza imprezy firmowej. Każdy event powinien być przecież „szyty na miarę”. Jednak wiele elementów się powtarza – cel imprezy, typ eventu, ramy czasowe, miejsce imprezy i zakwaterowania, transport, uczestnicy, podwykonawcy, promocja wydarzenia, niezbędne sprzęty, no i atrakcje na event . Jednak poszczególne imprezy firmowe dość znacznie różnią się między sobą.

Plan imprezy firmowej

Czy łatwo jest napisać scenariusz eventu? To dokument czy aplikacja, w którym gromadzimy wszystkie informacje na temat imprezy – przede wszystkim wszystko to, co potrzebne do zorganizowania eventu. Czyli szczegółowy plan imprezy firmowej rozpisany na:

• działania,
• procedury,
• osoby,
• terminy,
• sprzęt.

Blok CTA

Chcesz zorganizować niezapomniany event?

Wszystkim się zajmiemy!

Jak przygotować scenariusz? Najpierw trzeba sobie zwizualizować cały event. W myślach przeanalizować wszystkie jego etapy i elementy. A wtedy wypisać: zdania do wykonania; osoby za nie odpowiedzialne; terminy, w których poszczególne działania powinny być zrobione oraz koszty, jakie ze sobą niosą.

Oprócz szczegółowego scenariusza całościowego imprezy firmowej niezbędne jest także przygotowanie cząstkowych wersji harmonogramu imprezy. Skrócone wersje zawierające informacje, które ich dotyczą powinni otrzymać współorganizatorzy, podwykonawcy oraz goście.

Eventy w hotelu

Bardzo wiele eventów firmowych organizowanych jest w hotelach. Dane gromadzone przez Polską Organizację Turystyczną pokazują jasno, że hotele są jednym z najchętniej wybieranych miejsc na eventy firmowe. Każdego roku odbywa się w nich nawet 80% eventów korporacyjnych, kongresów i konferencji. Często są to imprezy cykliczne w sprawdzonych już miejscach, bo profesjonalizm to podstawa w tej branży.

To wygodne rozwiązanie dla firm, bo często impreza firmowa trwa 2 lub 3 dni. Potrzebne jest więc zakwaterowanie dla gości, a w hotelu nie ma z tym problemu. Oczywiście także catering jest na miejscu. Jednak to nie wszystko – zwykle eventy firmowe nie mogą się obejść bez dodatkowych atrakcji. I tutaj z pomocą może przyjść dział eventów w hotelu. Pracownicy działu organizacji imprez zajmują się zwykle kompleksową obsługą zamówień. Kwestia noclegu, menu, sal szkoleniowych no i oczywiście atrakcji omawiana jest z hotelowym event managerem, co pozwala na sprawne ustalenia i zarządzanie planem imprezy. Możemy mieć pewność, że event manager, zatrudniony w hotelu, bez problemu porozumie się z resztą ekipy, bo współpracują na co dzień. Dzięki temu komunikacja będzie szybka i bezproblemowa.

Typy eventów firmowych – cel spotkania

Jako że termin event jest bardzo pojemny i mało precyzyjny, łatwo możemy się domyślić, że firmy eventowe zajmują się przygotowaniem bardzo różnorodnych imprez. Łączy je to, że są wydarzeniami o wyjątkowym charakterze, nie odbywają się codziennie, choć oczywiście mogą mieć charakter cykliczny. Myśląc o typach eventów, zwykle zaczynamy od celu, jaki przyświeca organizatorom. Może chodzić o:

• uczczenie jakiejś rocznicy,

• integrację,

• zmotywowanie zespołu,

• team building,

• wprowadzenie na rynek produktu,

• wypromowanie marki,

• propagowanie idei,

• edukowanie.

Atrakcje na eventy firmowe

Warsztaty kulinarne ze szefem kuchni – celebrytą? Pokazy baristy lub warsztaty sommelierskie? Pokazy tańca nowoczesnego czy warsztaty typu DIY? Spora dawka adrenaliny podczas lotu balonem lub rozwiązywanie zagadki kryminalnej? A może rafting na górskiej rzece? Występ iluzjonisty, park linowy czy warsztaty fotograficzne także cieszą się powodzeniem. Możliwości jest tyle, że nie sposób ich wymienić. Wiele firm liczy oferowane przez siebie atrakcje w setki. Na przykład Dwór Korona Karkonoszy w Sosnówce ma w swoim portfolio aż 113 atrakcji na eventy firmowe. Jest w czym wybierać – ważne, by aktywności dobrać do charakteru imprezy i jej uczestników, a także celu, jaki przyświeca organizatorom eventu.

Rodzaje imprez firmowych – charakter eventu

Rzadko mamy do czynienia z „czystym” typem eventu. Zwykle impreza firmowa zawiera na przykład elementy szkoleniowe, rozrywkowe, a zarazem sportowe. Jednak można wyróżnić kilka rodzajów imprez, różniących się sposobem spędzania czasu:  

• integracyjne – podczas tego typu eventów chodzi o budowę więzi w zespole, często towarzyszą im gry team buildingowe;

• rozrywkowe – chodzi o zapewnienie relaksu i odprężenia pracownikom, na przykład po skończeniu trudnego projektu. Doskonale nadaje się do tego event tematyczny, na przykład kasyno albo impreza w stylu lat 20.;

• motywacyjne – incentive events mają na celu zwiększenie motywacji pracowników, są też rodzajem nagrody dla wybitnych członków zespołu. Często mają postać bardzo atrakcyjnych wyjazdów w ramach turystyki motywacyjnej;

• przygodowe – poszukiwanie skarbów w górach albo podchody to świetna zabawa dla wszystkich;

• kulturalne – warsztaty filmowe czy wspólne wystawienie sztuki teatralnej to ciekawe wyzwanie;

• sportowe – olimpiada firmowa to hit imprez firmowych, ale runmageddon czy joga także z pewnością znajdą swoich amatorów;

• specjalne – to przede wszystkim działania z nurtu CSR, czyli połączenie gier czy zabaw z aktywnościami wpisującymi się w społeczną odpowiedzialnością biznesu. Mają na celu zwrócenie uwagi na ważne kwestie społeczne przy okazji integracji zespołu;

• biznesowe – mają na celu przedstawienie produktów czy usług firmy, pozwalają na nawiązanie bliższych relacji z kontrahentami;

• imprezy okolicznościowe – podczas tego typu eventów fetowane są okrągłe jubileusze firmy czy jakiś sukces. Także wigilie firmowe czy zabawy karnawałowe należą do tej kategorii. Zwykle organizowane są wtedy uroczyste bankiety czy gale firmowe.

Jak przygotować wyjątkową imprezę firmową?

Poziom organizacji imprezy firmowej w dużej mierze zależy od doświadczenia organizatorów i tego, czy na przykład dysponują własnym zapleczem technicznym. Agencje eventowe chętnie reklamują się jako wyjątkowe, ale większość z nich pracuje w podobnym standardzie. Każda chce być tą jedyną agencją eventową, jednak do tego typu działalności trzeba mieć odpowiednie predyspozycje. To czas i rynek weryfikują, czy klienci wracają do agencji eventowej, czy też była to firma eventowa na jedną imprezę. Sukces w dużej mierze zależy od tego, kogo zatrudnia agencja eventowa. Czy są to osoby, które na co dzień również mają poczucie humoru, lubią innych ludzi i zabawę? Ale też czy są sumienne, dotrzymują terminów i zobowiązań?

Do organizacji najlepszych eventów potrzeba też najlepszych event managerów. Jak zatem wybrać najlepszą agencję? Wydaje się, że firmy, które długo są obecne na rynku, zostały już odpowiednio zweryfikowane. Na przykład na Dolnym Śląsku jednym z liderów w organizacji niezapomnianych imprez jest Dwór Korona Karkonoszy w Sosnówce koło Karpacza. Ta kompleksowa agencja eventowa ma na koncie już ponad 1150 zorganizowanych wydarzeń. Duża ich część to firmowe imprezy integracyjne.

Rodzaje firm eventowych

Agencje eventowe mogą znaczenie różnić się między sobą, jeśli chodzi o profil działalności. Dlatego przed wyborem zawsze warto sprawdzić portfolio agencji eventowej. Małe albo w ogóle jednoosobowe firmy eventowe na ogół mają bardzo wąską specjalizację. Na przykład mogą specjalizować się w przygotowaniu oprawy muzycznej na imprezy firmowe. Również konferansjer może działać na rynku usług eventowych jako jednoosobowa firma. Ale już na przykład zaplanowanie wydarzenia firmowego na dużą skalę i w pełnym wymiarze albo imprezy tematyczne mogą być poza zasięgiem jego możliwości. Dlatego właśnie wśród najczęściej wybieranych agencji eventowych są te raczej większe i oferujące dużo szerszy zakres usług eventowych.

Inny rodzaj firm eventowych to takie, które zajmują się bardziej wspomaganiem technicznym różnego rodzaju imprez. Na przykład wynajmują namioty, nagłośnienie, różnego rodzaju dmuchane konstrukcje na imprezy plenerowe lub zapewniają zasilanie elektryczne i oświetlenie. Albo po prostu są w stanie zapewnić obsługę techniczną i ochronę dużej imprezy, jak choćby koncertu. Taka agencja eventowa pomoże z pewnością w pewnym obszarze działań, jednak całościowa organizacja imprez leży poza ich zainteresowaniem i zasięgiem.

Kolejny typ firmy eventowej to te zaliczane do największych. Taka agencja eventowa kompleksowo przygotowuje plan imprezy i koordynuje całość wydarzenia. Dba również na przykład o odpowiednie nagłośnienie imprezy w mediach, zaproszenia dla gości albo sprzedaż biletów i załatwia wiele innych kwestii organizacyjnych. Przede wszystkim to właśnie ta firma eventowa zajmuje się współpracą z innymi podwykonawcami. Niezależnie od tego, jaką lokalizację wydarzeń eventowych wybierzemy, taka profesjonalna firma znajdzie odpowiednie miejsce i podwykonawców.

Jak widać, w kwestii firm eventowych jest podobnie jak z innymi usługami. Jest ich sporo, począwszy od małych i dopiero rozpoczynających działalność, przez firmy średniego szczebla, aż do firm eventowych z wieloletnim doświadczeniem i oferujących kompleksowe usługi.