Impreza integracyjna z ZFŚS – jak i kiedy można ją zorganizować?

Wśród wielu pytań odnośnie wyjazdów i spotkań integracyjnych bardzo często pojawia się kwestia ZFŚS. Czy impreza integracyjna z ZFŚS jest możliwa? Jakie warunki trzeba spełnić, aby móc skorzystać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych? W niniejszym artykule rozwiewamy wszystkie wątpliwości.

Co to jest ZFŚS?

Aby móc w pełni rozwinąć odpowiedź na pytanie, jak i kiedy można zorganizować taką imprezę integracyjną, najpierw wyjaśnimy czym jest ZFŚS. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (w skrócie właśnie ZFŚS), to specjalne środki, którymi zarządza pracodawca, aby móc wesprzeć swoich pracowników w określonych sytuacjach. Przedsiębiorstwo gromadzi pieniądze na odrębnym rachunku bankowym. Fundusz socjalny mogą utworzyć firmy, które zatrudniają więcej niż 50 pracowników, pracujących na pełen etat. Dzisiaj to trochę skamieniały twór i niewielu pracodawców decyduje się, by z niego korzystać, niemniej jednak – mają taką możliwości.

Impreza integracyjna finansowana z ZFŚS

Chcąc w pełni odpowiedzieć na pytanie, czy można sfinansować imprezę integracyjną z ZFŚS, trzeba najpierw określić, dla kogo tak naprawdę jest organizowana. Aż korci, żeby jednoznacznie stwierdzić, że dla pracowników. Ale czy na pewno?

Impreza integracyjna

Gdyby jednak wejść głębiej w ten temat, szybko okaże się, że tak naprawdę impreza integracyjna jest dla pracodawcy. Zapytacie jak? Może i słusznie, ale to właśnie pracodawca będzie czerpać największe korzyści ze zgranego i dobrze współpracującego zespołu.

Co można finansować z ZFŚS?

Ustawa z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jedn. DzU  z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm., dalej ustawa o ZFŚS) jasno określa, na co można wydać środki, a jest to:

• działalność socjalna organizowana przez pracodawcę na rzecz osób uprawnionych do skorzystania z ZFŚS,
• dofinansowanie do zakładowych obiektów socjalnych,
• tworzenie form wychowania przedszkolnego (zakładowe żłobki, przedszkola, kluby dziecięce).

Impreza integracyjna

Do działalności socjalnej można zaliczyć różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną. Co to oznacza w praktyce? Działalność kulturalna opiera się na upowszechnianiu i ochronie kultury, a formy organizacyjne to między innymi kina, teatry, filharmonie, muzea, galerie sztuki. Z kolei w zakresie wypoczynku mieści się sport, rekreacja i aktywny wypoczynek.

Co zrobić, aby pokryć koszty imprezy integracyjnej z ZFŚS?

Wniosek jest jeden. Trzeba połączyć obie te formy, czyli organizując imprezę integracyjną wprowadzić elementy związane z wypoczynkiem, działalnością kulturową lub sportem. Impreza pracownicza to może to być wyjazd połączony ze zwiedzaniem muzeów, udział w przedstawieniu teatralnym, spływ kajakowy czy wycieczka rowerowa. Zobrazujmy to na przykładzie. Firma zorganizowała z funduszu ZFŚS imprezę integracyjną, podczas której wieczorem wystąpił zespół muzyczny, a uczestnicy zostali uraczeni posiłkiem.

Takie działanie jest jak najbardziej słuszne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Gdyby ta sama firma chciała zorganizować przyjęcie bożonarodzeniowe i sfinansować je z ZFŚS, postąpiłaby wbrew ustawie. Dlaczego? Ponieważ trudno uznać, że przyjęcie było formą wypoczynku, sportem, rekreacją czy formą działalności kulturalnej. Przy finansowaniu imprez integracyjnych z ZFŚS nie trzeba brać pod uwagę kryterium socjalnego, co oznacza, że wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w wydarzeniu na takich samych warunkach.

Impreza integracyjna ze środków obrotowych przedsiębiorstwa

Dla wielu firm naturalnym wydaje się być finansowanie imprezy integracyjnej ze środków obrotowych. To jeden z najczęściej wybieranych sposobów i w pełni zgodny z przepisami, a jednocześnie nie wymaga zastanawiania się, czy faktycznie można skorzystać z danych środków. Warto też podkreślić, że niewiele firm decyduje się na założenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przez co dla nich środki obrotowe to jedyny sposób na finansowanie imprez integracyjnych.

Imprezy integracyjnej z ZFŚS koszty, środki obrotowe

Impreza integracyjna, która w całości została sfinansowana z ZFŚS obciąża pracodawcę tylko i wyłącznie kosztami administracyjnymi. To zdecydowane odciążenie budżetu firmy, co przemawia na korzyść takiego rozwiązania. W przypadku imprez finansowanych ze środków obrotowych wszystkie poniesione wydatki można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale wtedy i tylko wtedy, gdy celem imprezy jest integracja pracowników i poprawa atmosfery w miejscu pracy, a także stworzenia zgranego zespołu, zmotywowanego do dalszej pracy.

Co szczególnie ważne – jeśli pracodawca zamierza wliczyć spotkanie integracyjne do kosztów działalności, na imprezie mogą pojawić się tylko pracownicy. Oznacza to tyle, że ich rodzina nie może uczestniczyć w wydarzeniu. W przypadku, w którym firma zdecyduje się zaprosić także najbliższych, zyskuje prawo do odliczenia kosztów poniesionych na każdego pracownika. Jeśli pracodawcy na tym szczególnie zależy, musi przygotować szczegółowe zestawienie poniesionych kosztów i wydzielić z nich tę część, którą przeznaczył na swój zespół.