Impreza plenerowa

Zamiast organizować tradycyjny event w eleganckim hotelu, zdecyduj się na alternatywną opcję. Impreza plenerowa może być strzałem w dziesiątkę! Możesz urządzić ją w parku lub innym ciekawym miejscu. To doskonała okazja, by odetchnąć świeżym powietrzem i naładować się pozytywną energią. Sprawdź, jak zaplanować imprezę firmową krok po kroku! 

Zajęcia w plenerze nie tylko zmotywują współpracowników, lecz także pomogą zbudować i wzmocnić ducha zespołu. Organizując imprezę plenerową, pokażesz, że rzeczywiście doceniasz ich wkład w przedsiębiorstwo. Ponadto jasno sygnalizujesz, że cenisz sobie niekonwencjonalne pomysły.  

Impreza plenerowa stawia przed organizatorem nie lada wyzwanie, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie garść cennych wskazówek. Przeprowadzimy Cię przez każdy etap procesu, dzięki czemu dowiesz się, jak zorganizować event firmowy, który będzie niezapomniany, a jednocześnie bezpieczny. 

Jak zorganizować imprezę plenerową? 

Jaki jest przepis na udaną imprezę plenerową? Zorganizowanie udanej imprezy plenerowej wymaga starannego planowania i uwzględnienia wielu czynników. Oto kroki, które mogą pomóc w organizacji takiej imprezy:

Określenie celu i rodzaju imprezy

• Jakie jest cel imprezy firmowej? Czy to ma być wydarzenie firmowe, piknik firmowy, zabawy team buildingowe?

• Jakie są oczekiwania co do atmosfery i stylu imprezy?

Wybór lokalizacji

• Rozważ, czy impreza ma odbyć się na świeżym powietrzu czy namiocie na imprezy?
• Znajdź odpowiednią lokalizację z uwzględnieniem liczby uczestników, dostępności, udogodnień i atrakcyjności otoczenia.

Określenie budżetu

• Sporządź dokładny budżet, uwzględniając wszystkie koszty, takie jak wynajem miejsca, catering, rozrywka, dekoracje itp.
• Zachowaj elastyczność i przeznacz pewną kwotę na nieprzewidziane wydatki.

Harmonogram

• Sporządź program imprezy, obejmujący czas przygotowań, rozpoczęcia i zakończenia imprezy oraz wszystkie punkty programu.
• Zaplanuj czas na przyjazd gości i ewentualne atrakcje.

Zakwaterowanie i transport

• Jeśli impreza trwa dłużej niż jeden dzień, zorganizuj zakwaterowanie.

• Rozważ wspólny transport, szczególnie jeśli lokalizacja jest trudno dostępna.

Zabezpieczenia i licencje

• Sprawdź, czy potrzebne są jakiekolwiek zezwolenia czy licencje na przeprowadzenie imprezy plenerowej.

• Ustal plan bezpieczeństwa i zatrudnij odpowiedni personel ochrony, jeśli to konieczne.

Wybór dostawców

• Wybierz dostawców usług cateringowych, sprzętu imprezowego, dekoracji, itp. na podstawie ich doświadczenia i opinii.

Komunikacja

• Poinformuj uczestników o szczegółach imprezy i dostarcz im wszelkich niezbędnych informacji logistycznych.

• Utwórz stronę internetową, broszury, zaproszenia lub inne formy komunikacji.

Rozrywka i atrakcje

• Zorganizuj atrakcje dostosowane do oczekiwań uczestników.
• Możesz wynająć zespoły muzyczne, DJ-ów, animatorów, czy zorganizować konkursy i zabawy zespołowe.

Dekoracje

• Stwórz tematyczne dekoracje odpowiadające charakterowi imprezy.
• Pamiętaj o oznaczeniach i drogowskazach dla uczestników.

Pamiątki

• Przygotuj drobne upominki lub pamiątki dla gości.

• Wynajmij fotografa, aby uwiecznił najlepsze chwile imprezy.

Blok CTA

Zastanawiasz się, gdzie najlepiej zorganizować
imprezę plenerową? 

Jesteś w dobrym miejscu!

Pamiętaj, że kluczowym elementem udanej imprezy jest elastyczność i umiejętność szybkiego reagowania na ewentualne zmiany czy niespodzianki. Wszelkie szczegóły powinny być starannie przemyślane, aby uczestnicy mogli cieszyć się wyjątkowym i bezpiecznym wydarzeniem.

Zawsze można zwrócić się o pomoc do agencji eventowej, na przykład do Dworu Korona Karkonoszy. Organizacja każdej imprezy firmowej wymaga pewnego wysiłku, więc jeśli brak nam czasu, sił i doświadczenia, lepiej powierzyć tę sprawę event managerom, którzy zajmują się profesjonalną obsługą imprez.

Impreza plenerowa – jak ustalić budżet? 

Jeśli organizujesz ogólnofirmową imprezę plenerową, zaproś wszystkich współpracowników. Zastanawiasz się, co zrobić, jeżeli dysponujesz ograniczonym budżetem? Nawet stosunkowo niewielką kwotę można wydać tak, by wszyscy dobrze się bawili. 

Cel integracji firmowej

Wybierając termin, miejsce i charakter spotkania, upewnij się, że impreza firmowa pomoże Ci osiągnąć określone cele. Nie martw się, jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem. Luksusowy event nie gwarantuje dobrej zabawy. Liczy się atmosfera, a nie liczba atrakcji czy jakość serwowanych trunków. Z drugiej strony, nie organizuj imprezy, jeśli chcesz ciąć koszty na wszystkim, co się da. Ograniczając środki finansowe na catering, atrakcje, występy artystyczne, możesz mieć pewność, że goście nie wyniosą z eventu dobrych wspomnień.

Pamiętaj, by na wszelki wypadek przygotować rezerwy budżetowe. W przeciwnym razie możesz mieć problem z realizacją wytyczonych celów.

Planując budżet, weź pod uwagę lokalizację, catering, dekoracje i atrakcje. To, ile pieniędzy przeznaczysz na organizację imprezy plenerowej, wpłynie na końcowy sukces. Nie musisz od razu ustalać konkretnej kwoty. Po prostu wyznacz dolną i górną granicę budżetu. Dzięki temu łatwiej przygotujesz ostateczną ofertę, a jednocześnie unikniesz nieplanowanych wydatków.  

Gdzie najlepiej zorganizować imprezę firmową? 

W zależności od liczby uczestników, imprezę plenerową możesz zorganizować w przyhotelowym lub przyrestauracyjnym ogródku. Możesz również zorganizować piknik integracyjny na terenie ośrodka wypoczynkowego. Jeżeli chcesz zorganizować wydarzenie poza miastem, pamiętaj, że nie wszyscy pracownicy będą mogli dojechać prywatnym samochodem. Pomyśl o wynajęciu autokaru, który zawiezie ich na miejsce. W ten sposób zadbasz o to, by wszyscy dobrze się bawili, a integracja grupy zacznie się jeszcze w drodze do miejsca docelowego.  Zanim wynajmiesz autokar, ustal, ile osób zamierza skorzystać z takiego rozwiązania.

Impreza plenerowa – catering

Ustalając menu na imprezę firmową, weź pod uwagę preferencje wszystkich uczestników. Postaw na różnorodność, nie przesadzaj natomiast z liczbą dań i przystawek. Zamawiając catering na imprezę plenerową, możesz zapytać współpracowników, czy wolą potrawy mięsne, czy wegetariańskie.  

Wybierz popularne dania, takie jak polędwiczki wieprzowe, pierś z kurczaka, sałatka, koreczki śledziowe. Możesz również wzbogacić menu o deskę serów, faszerowane jajka i grillowane warzywa. Pomyśl też o przekąskach, które można zjeść na stojąco. Doskonale sprawdzą się tutaj kolorowe kanapeczki (tartinki), kulki serowe, minipizze, kruche paluszki, czy roladki z cukinii.

Dla miłośników słodyczy wybierz wafelki, ciasteczka, sernik, biszkopt i tartaletki. Jeśli chodzi o napoje, podaj kawę, herbatę, szampana, drinki bezalkoholowe, świeżo wyciskane soki. Możesz również zdecydować się na piwo, wódkę i wino. Może warto też zorganizować degustacje orzeźwiających piw rzemieślniczych?

Zrezygnuj natomiast z wymyślnych dań, takich jak owoce morza. Nie wszyscy wiedzą, jak je jeść, dlatego część uczestników może zrezygnować z posiłku. Planując menu na imprezę plenerową, wybierz sprawdzone rozwiązania. Jednym z nich może być na przykład ognisko integracyjne. 

Jakie atrakcje na event firmowy? 

Jeśli chcesz zbudować pozytywny wizerunek firmy, możesz zorganizować piknik. W ten sposób nie tylko zintegrujesz pracowników, lecz także ich rodziny. Pikniki plenerowe to bardzo popularna opcja imprez plenerowych. Przygotuj atrakcje dla różnych grup wiekowych, dzięki czemu nikt nie będzie się nudził. Zaplanuj specjalną strefę dla najmłodszych uczestników. Możesz wynająć animatora, który poprowadzi zabawy dla dzieci. Prowadzenie pikników dla najmłodszych warto powierzyć profesjonaliście. Pomyśl też o konkursie z nagrodami, dmuchanym zamku czy malowaniu twarzy.

Zastanawiasz się, jakie atrakcje wybrać na imprezę plenerową?  Dużą popularnością cieszy się fotobudka, muzyka na żywo i pokazy artystyczne. Możesz również zorganizować grę integracyjną, występ kabaretu czy spływ kajakami. Zanim coś wybierzesz, pomyśl, czy członkowie zespołu na pewno będą dobrze się bawić. Nie zmuszaj ich do wojskowego toru przeszkód, przejażdżki typu off-road, czy wyścigu skuterami wodnymi, jeżeli w Twojej firmie nie pracują zwolennicy mocnych wrażeń.

W zamian zaproponuj team escape, mobilne kasyno, malowanie piaskiem, degustację wina lub gigantyczny Twister. Twoją imprezę może wzbogacić show w wykonaniu barmana, występ cheerleaderek lub pokaz sztucznych ogni.

Impreza plenerowa w górach?

Organizacja imprezy plenerowej w górach może być doskonałym pomysłem, ponieważ oferuje ona malownicze otoczenie i wiele możliwości aktywności na świeżym powietrzu. Wybierz miejsce w górach, które oferuje atrakcyjne widoki i dostęp do różnorodnych terenów. Na przykład malownicze Karkonosze to chętnie wybierane miejsce na firmowe eventy. Zwłaszcza Karpacz i sąsiednia miejscowość letniskowa Sosnówka w ostatnich latach cieszą się dużym powodzeniem wśród gości indywidualnych i firmowych. 

Wyjazd integracyjny w góry pozwala skorzystać z różnych atrakcji plenerowych. Zaprojektuj harmonogram z ciekawymi aktywnościami, takimi jak wędrówki, jazda na rowerze górskim, zjazdy na nartach, snowboardzie, kuligi (w sezonie zimowym), ogniska czy zabawy integracyjne. Dostosuj program do umiejętności i zainteresowań uczestników. Koniecznie zorganizuj catering uwzględniający regionalne smaki. Posiłki tego typu będą dodatkową atrakcją dla uczestników imprezy plenerowej. Podobnie jak nocleg w butikowym hotelu. Przygotuj program rozrywkowy na wieczór, na przykład bal firmowy w stylu lat 20. albo zabawę w kasyno.

Ważne jest, aby dostosować plan do potrzeb i preferencji grupy oraz zapewnić równowagę między aktywnościami a czasem wolnym, aby uczestnicy mogli cieszyć się zarówno górską przygodą, jak i relaksującymi chwilami.

Zalety imprez plenerowych

Jakie są zalety imprez plenerowych? Eventy na świeżym powietrzu mają wiele zalet, które przyciągają organizatorów i uczestników. Oto kilka głównych korzyści z organizacji integracji firmowych na świeżym powietrzu. Imprezy plenerowe odbywające się na świeżym powietrzu pozwalają uczestnikom cieszyć się naturalnym otoczeniem, co jest  bardzo korzystne dla zdrowia psychicznego i fizycznego.

Gry i zabawy terenowe

Letnie imprezy plenerowe, podobnie jak zimowe i o każdej innej porze roku pozwalają cieszyć się malowniczymi krajobrazami. Dzięki temu pikniki plenerowe czy zabawy terenowe mają dodatkowy urok. A słońce czy księżyc i gwiazdy to darmowe dekoracje firmowych eventów. Otwarte przestrzenie plenerowe umożliwiają elastyczne dostosowanie przestrzeni do różnych potrzeb i koncepcji. Organizatorzy imprez firmowych mają więcej swobody w projektowaniu układu przestrzennego i aranżacji.

Imprezy plenerowe sprzyjają aktywności fizycznej, co może przyciągać osoby, które lubią spędzać czas na świeżym powietrzu. To doskonała okazja do organizacji gier, olimpiad firmowych czy innych atrakcji plenerowych. Otwarte przestrzenie pozwalają na zorganizowanie różnorodnych atrakcji, takich jak koncerty na świeżym powietrzu, pokazy artystyczne, ogniska czy pikniki.

Ponadto plenerowe wydarzenia firmowe promują świadomość ekologiczną, co jest istotne w kontekście działań proekologicznych, zwłaszcza dla młodszych pokoleń pracowników. W plenerze łatwiej jest też zorganizować duże imprezy firmowe. I organizacja takiej imprezy plenerowej może być bardziej ekonomiczna, ponieważ nie wymaga wynajmowania dużej, zamkniętej przestrzeni.

Blok CTA

Niezapomniana impreza plenerowa?

Eventy w plenerze to nasza specjalność!

Imprezy plenerowe kojarzone są z bardziej swobodną i luźną atmosferą, co sprawia, że uczestnicy czują się bardziej zrelaksowani i swobodni. A to sprzyja nawiązywaniu relacji w zespole.