Komunikacja w pracy – jak ją poprawić?

Skuteczna komunikacja wewnętrzna powinna stanowić filar funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Dobra komunikacja w pracy nie tylko tworzy przyjazną atmosferę, sprzyjającą produktywności i kreatywności, ale także ułatwia efektywną współpracę i dzięki temu umożliwia osiąganie wyznaczonych celów biznesowych. Jak dbać o komunikację między pracownikami i na linii pracodawca-pracownicy? 

Komunikacja w pracy pozioma a pionowa 

Komunikację w pracy możemy podzielić na poziomą i pionową. Komunikacja pozioma dotyczy kontaktów pracowników znajdujących się na równorzędnych stanowiskach. Jest to nieformalny rodzaj porozumiewania się najczęściej wykorzystywany w pracy zespołowej. Zespół dzieli się zadaniami, wybiera sposoby realizacji tych zadań, a także wspólnie poszukuje rozwiązań konkretnych problemów. W komunikacji poziomej duże znaczenie mają: wyrażanie swoich potrzeb i opinii w precyzyjny, jasny sposób, aktywne słuchanie oraz asertywność.  

Komunikacja pionowa ma charakter formalny i zwykle stosuje się tam, gdzie występuje hierarchia, np. kontakt przełożonego i pracowników niższego szczebla. W komunikacji pionowej ważny jest feedback, który potwierdza, że wysyłane komunikaty są ważne dla drugiej strony. 

Dlaczego warto dbać o komunikację w pracy? 

Problemy mogą pojawić się w każdej firmie. I chociaż wielu pracodawców i pracowników nie zdaje sobie z tego sprawy, to jedną z głównych przyczyn powstawania sytuacji kryzysowych jest nieskuteczna komunikacja wewnętrzna. Z pewnością kojarzysz zabawę w głuchy telefon. Osoba rozpoczynająca grę wymyśla zdanie i mówi je na ucho kolejnej osobie. Zdanie przekazywane jest dalej i dalej, aż w końcu przekształca się w coś zupełnie innego i do ostatniej osoby dociera w kompletnie zmienionej formie. Komunikacja w pracy często wygląda podobnie. Pracownicy nie potrafią wysyłać spójnych, odpowiednich komunikatów i nie rozumieją się nawzajem.

To, w jaki sposób pracownicy porozumiewają się między sobą, wpływa nie tylko na ich relacje i atmosferę w firmie, ale także na jakość ich pracy. Zła komunikacja w grupie to jedna z głównych przyczyn problemów w firmie – o czym niestety nie zdaje sobie sprawy wielu pracowników i pracodawców. W niezgranej grupie, która nie umie się dogadać, często dochodzi do nieporozumień. Praca zespołu nie jest w pełni wydajna, a przez to firma nie osiąga maksymalnych efektów. Problemy z komunikacją wewnętrzną dotyczą zarówno relacji między pracownikami, jak i na linii pracodawca/kadra zarządzająca-pracownicy.  

Skuteczna komunikacja w pracy – jakie daje korzyści? 

Dynamiczne i skuteczne przekazywanie informacji w firmie i działania oparte na współpracy to szansa na znajdowanie innowacyjnych rozwiązań, które pozwalają działać efektywniej. Komunikacja ułatwia rozwiązywanie mniejszych i większych problemów, a także usprawnia wszelkie procesy decyzyjne. Nie można zapomnieć o integracyjnej roli komunikacji w pracy. Pracownicy, którzy potrafią się dogadać, mają dobre, koleżeńskie relacje – a to ma ogromny wpływ na atmosferę w firmie.

Pracownicy czują się dobrze w pracy i mają motywację do działania. Wkładają maksimum zaangażowania w wykonywanie swoich obowiązków zawodowych, a także chętniej angażują się w nowe projekty. Dzięki temu rozwijają swoje kompetencje i znacząco przyczyniają się do rozwoju firmy. W dużym skrócie – skuteczna komunikacja w pracy to klucz do sprawnej współpracy i odnoszenia sukcesów na rynku.

Jak dbać o komunikację między pracownikami? 

Kiedy w zespole pracowniczym pojawią się pierwsze problemy w obszarze komunikacji, trzeba jak najszybciej wdrożyć odpowiednie działania naprawcze. Skutecznym narzędziem do pracy nad komunikacją wewnętrzną jest team building. Celem team buildingu jest budowa zgranego, sprawnie funkcjonującego zespołu pracowniczego. Zadania team building mają wyposażyć pracowników w cenne umiejętności, które nauczą ich współpracy i sprawnej komunikacji. Team building może stanowić element wyjazdu integracyjnego.  

Ciekawą grą team buildingową, która nauczy pracowników sprawnej komunikacji, jest „Węzeł z rąk”. Uczestnicy zabawy stają w niewielkim kółku. Każdy wyciąga rękę i łapie dłoń osoby znajdującej się po przeciwnej stronie. Drugą rękę podaje innej osobie. Zadaniem zespołu jest rozplątanie węzła bez puszczania rąk. Kluczem do sukcesu jest sprawna wymiana informacji i odpowiednia organizacja. 

Inną grą uczącą skutecznej komunikacji w pracy jest budowa maszyny Goldberga. Maszyna Goldberga to rodzaj zaawansowanego domino. Urządzenie składa się z różnych mechanizmów działających na zasadzie przyczynowo-skutkowej – jeden mechanizm napędza kolejny itd. Na czym polega zabawa? Pracownicy dzielą się na kilka zespołów.

Każdy zespół musi zbudować inną część maszyny z dostępnych kloców, wahadeł, dźwigni i innych elementów. Połączone części powinny stworzyć jedno, sprawnie działające urządzenie. Aby operacja się powiodła, uczestnicy zabawy muszą skupić się na dobrej i logicznej komunikacji oraz stuprocentowej współpracy.

4 kroki do lepszej komunikacji na linii pracodawca-pracownicy 

Tak samo ważna, jak relacje pracownicze, jest komunikacja na linii pracodawca-pracownicy. Jak ją usprawnić? 

Ustal zasady i narzędzia komunikacji 

Komunikacja w pracy to obszar, o który powinien się zatroszczyć m.in. pracodawca. Przede wszystkim powinien ustalić zasady i narzędzia komunikacji, które określą co, kiedy, komu i jak komunikować. Pracownicy powinni również wiedzieć, gdzie i kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi na pytania zadane osobie zarządzającej lub pracodawcy.  

Jakie narzędzia wykorzystać w komunikacji pionowej? W dobie mocno rozwiniętej technologii najlepiej sprawdzają się narzędzia elektroniczne – np. e-mail czy specjalne wewnętrzne systemy do kontaktu. Zawsze dobrym rozwiązaniem są również spotkania face to face. W niektórych przypadkach można wykorzystywać też tablice informacyjne czy biuletyny firmowe. 

Unikaj niedopowiedzeń 

Niedopowiedzenia to jedna z najczęstszych przyczyn konfliktów w firmie. Pracodawca powinien jasno, konkretnie, a przy tym w pełni wyczerpująco, udzielać pracownikom informacji o wszelkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Niepełne komunikaty mogą zostać opacznie zrozumiane.  

Taka sama zasada dotyczy komunikacji w górę, czyli komunikatów wysyłanych przez pracowników niższych szczebli do kadry zarządzającej lub pracodawcy. 

Dawaj feedback i pozwalaj na feedback 

Pracownicy, kierując do przełożonego pytania, liczą na szybki feedback. Informacja zwrotna to pokazanie pracownikowi tego, że jest ważny dla pracodawcy. To forma wyrazu szacunku dla pracownika.  

Pracodawca, który tylko wydaje polecenia i nie liczy się ze zdaniem innych, tworzy w firmie złą atmosferę. Warto pozwolić pracownikom mówić! Dać im szansę na to, by mogli wyrazić swoje opinie, zasugerować rozwiązania. Dwustronna komunikacja to nie tylko sposób budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy, ale także szansa na to, by pozyskać nowe pomysły, które mogą przyczynić się do rozwoju firmy. 

Doceniaj 

Pracownicy chcą czuć się potrzebni. Powinien doceniać sukcesy i motywować do dalszego działania. 

Skuteczna komunikacja w pracy to nie tylko korzyści dla samych pracowników, ale też dla całej firmy. To szansa na to, by z łatwością realizować wszystkie cele, piąć się w górę po rynkowej hierarchii i odnosić spektakularne sukcesy. Bez wątpienia warto ją pielęgnować!