Pierwsze dni w nowej pracy nie należą do najłatwiejszych. Zmiana firmy zawsze wiąże się z niemałym stresem. Nowe procedury, odmienna kultura organizacyjna, wiele nieznanych twarzy, inny zakres obowiązków – początki mogą być przytłaczające. Dlatego pracodawca powinien zrobić wszystko, by nowy pracownik w zespole szybko poczuł się komfortowo. Czym jest onboarding pracownika? I jakie znaczenie w tym procesie ma integracja?
Czym jest onboarding pracownika?
Onboarding to odpowiednio dobrane działania, które mają wdrożyć nowo zatrudnioną osobę w funkcjonowanie firmy. Jest to proces, podczas którego pracownik poznaje:
- strategię, misję i cele przedsiębiorstwa,
- strukturę organizacyjną panującą w firmie,
- zakres obowiązków na obejmowanym stanowisku i inne kwestie związane z codzienną pracą – takie jak obsługa sprzętu firmowego,
- firmowe procedury dotyczące wszystkich obszarów funkcjonowania firmy – w tym komunikacji wewnętrznej, rozliczania nadgodzin i innych aspektów.
Onboarding zwykle przeprowadza dział HR, bezpośredni przełożony nowo zatrudnionej osoby lub inny, oddelegowany do tego pracownik. Proces można podzielić na część teoretyczną, czyli pogadanki, wykłady itp., a także część praktyczną, tj. wszelkie szkolenia. Nowy pracownik w zespole powinien otrzymać od firmy materiały szkoleniowe, do których będzie mógł zajrzeć w dowolnym momencie.
Chcesz zintegrować nowych pracowników?
Mamy mnóstwo pomysłów na ich adaptację z resztą zespołu!
Nowy pracownik w zespole – 4 kroki skutecznego onboardingu
Jak wskazują dane, ponad 90% pracowników zostaje w firmie na dłużej, jeśli przeszli przez proces onboardingu. Inne statystyki pokazują, że ponad 20% pracowników odchodzi z firmy w ciągu pierwszych 45 dni od zatrudnienia, a nawet 50% rezygnuje z pracy w pierwszych 4 miesiącach – co może mieć związek z brakiem onboardingu na początku pracy. Dane potwierdzają, jak duże znaczenie ma odpowiednia adaptacja nowo zatrudnionej osoby.
Onboarding nowego pracownika w zespole można podzielić na 4 etapy. Każdy z nich powinien uwzględniać konkretne cele.
Pierwszym etapem są działania, które można podjąć jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nową osobę. Przede wszystkim trzeba przygotować dla nowo zatrudnionego komfortowe stanowisko pracy i wszystkie niezbędne narzędzia. Jest to również czas na dopełnienie wszelkich kwestii organizacyjnych – przygotowanie materiałów szkoleniowych, potrzebnych dokumentów, identyfikatora i skonfigurowanie poczty. Do nowego pracownika warto wysłać mail powitalny zawierający wszystkie najważniejsze informacje o organizacji pracy i procedurach obowiązujących w firmie. Na tym etapie trzeba również poinformować zespół o pojawieniu się nowego członka.
Drugi etap to pierwszy dzień w pracy nowej osoby. Warto oprowadzić zatrudnionego po firmie, pokazać mu wszystkie najważniejsze miejsca, przedstawić zespół. Pierwszy dzień może być bardzo stresujący dla nowego pracownika, dlatego trzeba zadbać o luźną, pozytywną atmosferę.
W kolejnych tygodniach pracy należy zapewnić pracownikowi stałą opiekę przełożonego. Nowo zatrudniony powinien czuć, że ma się do kogo zwrócić z każdym problemem, czy pytaniem. To z pewnością ułatwi mu adaptację do nowego miejsca pracy.
Ostatni etap to pełne wdrożenie nowego pracownika. W tym czasie należy podsumować dotychczasowe działania zatrudnionego, wskazać ewentualne elementy wymagające poprawy i wyznaczyć nowe cele.
A jakie znaczenie ma w tym wszystkim integracja pracownicza?
Nowy pracownik w zespole a integracja
Podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa są pracownicy. To oni realizują wszystkie cele biznesowe i przyczyniają się do rozwoju firmy. Dlatego ważne, żeby się dogadywali, umieli współpracować i tworzyli przyjazną atmosferę, sprzyjającą produktywności i kreatywności.
Czynnik ludzki ma ogromne znaczenie w procesie onboardingu. Nowy pracownik w zespole może wywołać niemałe zamieszanie. Nie każdy będzie od początku pozytywnie nastawiony do nowo zatrudnionego, co może powodować u niego jeszcze większy stres. Aby stworzyć zgrany zespół w pracy i ułatwić nowej osobie zaaklimatyzowanie się w grupie, trzeba postawić na integrację. Integracja pozwoli nowemu pracownikowi zżyć się z zespołem i zbudować koleżeńskie więzi z jego poszczególnymi członkami, a grupie zaś umożliwi ciepłe przyjęcie nowego pracownika.
Integrację można przeprowadzić zarówno w miejscu pracy, jak i poza nią. Jak zrobić to dobrze?
Nowy pracownik w zespole – integracja w pracy
Integracja w pracy może przybrać różne formy. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie rytuału codziennego, przynajmniej 15-minutowego spotkania zaraz po przyjściu do pracy. Podczas spotkania powinna obowiązywać jedna zasada: można rozmawiać o wszystkim, byle nie o pracy. Wspólne spotkania i towarzyszące im rozmowy pomogą „starym” pracownikom pielęgnować koleżeńskie relacje, a nowej osobie ułatwią zaaklimatyzowanie się w firmie.
Nowy pracownik w zespole powinien poznać wszystkich swoich współpracowników. W tym celu warto wykorzystać specjalne gry integracyjne. Jedną z nich jest „Dwie prawdy i kłamstwo”. Na czym polega zabawa? Każdy uczestnik musi przedstawić 3 fakty o sobie – gdzie dwa są prawdziwe, a jedno jest kłamstwem. Pozostali uczestnicy muszą wskazać zdanie fałszywe. Pracownicy powinni wybierać takie fakty, których nie znają inni. Dzięki temu „starzy” współpracownicy również dowiedzą się czegoś nowego o każdej osobie.
Inną grą integracyjną, którą warto wykorzystać podczas firmowej integracji, jest cecha charakteru. Każdy uczestnik musi podać swoje imię i swoją cechę charakteru, która zaczyna się na tę samą literę co imię – np. Ola – oszczędna. Ułatwi to nowej osobie zapamiętanie imion wszystkich współpracowników.
Gry integracyjne są krótkie i nie wymagają żadnego specjalnego przygotowania. Można wykorzystać je np. w przerwie od pracy. Takie oderwanie od obowiązków zawodowych pozwoli pracownikom odpocząć i doda im energii do dalszej pracy.
Spotkania w pracowniczym gronie jako dobry sposób na integrację
Chociaż integracja w pracy może przynieść efekty, to najlepszym sposobem na stworzenie zgranej grupy pracowników bezapelacyjnie są spotkania na neutralnym gruncie. Dlaczego? Bo w otoczeniu firmowych murów, tam, gdzie wykonuje się zawodowe obowiązki, pracownikom może być ciężko wyjść ze swoich firmowych ról. W konsekwencji inni nie będą mogli poznać ich z tej drugiej, prywatnej strony. Zbudowanie i utrzymanie dobrych relacji pracowniczych w firmowych warunkach może być problematyczne. Dlatego raz na jakiś czas warto zorganizować spotkanie integracyjne poza murami firmy – zwłaszcza w momencie pojawienia się nowego pracownika w zespole.
Dobrym pomysłem jest pracownicze wyjście na kręgle czy paintball. Wspólna przygoda ułatwi nowej osobie zaaklimatyzowanie się w zespole. Ponadto zapewni pracownikom potężną dawkę wyśmienitej zabawy, dostarczy pozytywnej energii i pozwoli odpocząć od codziennych obowiązków.
Innym rozwiązaniem jest organizacja imprezy lub kolacji firmowej. Biesiadowanie przy wspólnym stole zbliża ludzi. Jest to doskonała okazja do tego, żeby porozmawiać na tematy niezwiązane z pracą, rozluźnić się i odstresować.
Jeśli istnieje taka możliwość, warto zaplanować weekendowy wyjazd integracyjny. Na wyjeździe nie może zabraknąć gier integracyjnych, które ułatwią zacieśnianie więzi między nowym pracownikiem w zespole a resztą grupy. W ramach integracji można zorganizować:
- drużynowy konkurs kulinarny,
- firmowe igrzyska olimpijskie,
- inspirujące warsztaty – np. tańca czy survivalu,
- zabawę w parku linowym.
Nowy pracownik w zespole to powiew świeżości, nowe pomysły, inne spojrzenie na pewne sprawy! Nowo zatrudniony, wykorzystując swoje kompetencje, doświadczenie i wiedzę, może znacząco przyczynić się rozwoju firmy. Jednak najpierw trzeba dać mu się zaaklimatyzować. Integracja powinna stanowić nieodłączny element onboardingu. Dzięki niej nowa osoba szybko złapie kontakt zresztą zespołu i błyskawicznie wdroży się do pracy.
