Organizacja wydarzenia biznesowego może przynieść sporą satysfakcję, z drugiej strony bywa bardzo stresująca i czasochłonna. Jeśli jeszcze musisz ją pogodzić z innymi obowiązkami, lepiej poszukaj doświadczonej i sprawdzonej agencji eventowej. Sprawdź, dlaczego warto nawiązać współpracę z firmą, zajmującą się obsługą imprez!
Cel imprezy firmowej
Zanim przeprowadzisz udaną imprezę firmową, zastanów się, co chcesz osiągnąć. Zamierzasz dotrzeć do nowych klientów, a może chciałbyś docenić stałych odbiorców? Świętujesz jubileusz firmy lub jakieś szczególne osiągnięcie? Szukasz utalentowanych pracowników?
Kiedy ustalisz cele wydarzenia, możesz łatwiej zaplanować harmonogram, ustalić budżet, zaprosić odpowiednich prelegentów. Dodatkowo skutecznie dotrzesz do swojej grupy docelowej i zareklamujesz event. Upewnij się, że Twoje cele są mierzalne, konkretne, osiągalne, ograniczone w czasie i trafne.
Obsługa imprez z agencją eventową
Firma eventowa współpracuje ze wszystkimi zaangażowanymi stronami (klientem – podwykonawcami – gośćmi – prelegentami – partnerami biznesowymi), aby nadać imprezie firmowej profesjonalny charakter. Ponadto zadba o wszelkie kwestie związane z logistyką i zakwaterowaniem. Zanim podpiszesz umowę na organizację eventu firmowego, upewnij się, że specjalista regularnie odwiedza miejsce wydarzenia, aby monitorować realizację przedsięwzięcia.
Ideałem jest znalezienie agencji eventowej z własną siedzibą – taką dysponuje w Sosnówce koło Karpacza Dwór Korona Karkonoszy. Wtedy event manager, organizując nasz event, jest na swoim terenie i doskonale zna załogę, która zajmie się na przykład cateringiem. A znajomość lokalnych podwykonawców branży MICE pozwoli event managerowi wybrać najlepszych dostawców usług.
Współpraca z agencją eventową
Zastanawiasz się, czy naprawdę powinieneś współpracować z agencją, zajmującą się obsługą imprez, aby osiągnąć sukces? Jeśli chcesz, by Twoje wydarzenie wyróżniło się na tle innych, skorzystaj z usług profesjonalistów. Oryginalność wpłynie pozytywnie na postrzeganie Twojej marki. Każda firma marzy o tym, aby klienci cenili ją za kreatywność, profesjonalizm i innowacyjność. Upewnij się, że planowane wydarzenie doskonale oddaje wyznawane przez Ciebie wartości.
Bez wątpienia będziesz musiał dopilnować wielu spraw zarówno przed imprezą, jak i podczas samego wydarzenia. Współpracując z profesjonalną firmą, możesz skoncentrować się na innych zadaniach. W ten sposób eliminujesz też potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na Twój event. Kiedy współpracujesz z agencją, która zajmuje się kompleksową obsługą imprez, przygotuj się na lawinę… komplementów!
Usługi agencji eventowej
Agencje eventowe oferują różnorodne usługi związane z organizacją i planowaniem różnych rodzajów wydarzeń, zarówno biznesowych, jak i prywatnych, takich jak konferencje, imprezy firmowe, wesela, urodziny, targi, wystawy i wiele innych. Typowe usługi, które mogą być świadczone przez agencje eventowa to:
Planowanie i koordynacja wydarzeń
- Tworzenie koncepcji i planów wydarzeń.
- Określanie daty, miejsca i harmonogramu imprezy.
- Koordynacja działań wszystkich dostawców i uczestników.
Szukasz idealnego miejsca na imprezę firmową?
Budżetowanie
- Pomoc w ustaleniu budżetu imprezy i zarządzanie nim.
- Poszukiwanie oszczędności i optymalizacja wydatków.
Wybór i zarządzanie lokalizacją
- Znalezienie odpowiedniego obiektu na imprezę.
- Negocjacje i podpisywanie umów z miejscami, w których odbywa się wydarzenie.
Catering
- Wybór menu i dostawców cateringu.
- Zarządzanie obsługą kelnerską.
Dekoracje i aranżacje
- Projektowanie dekoracji i wystroju przestrzeni imprezowej.
- Wynajem mebli, oświetlenia i dekoracji.
- Dekorowanie stołów, ścian i sceny.
Technika i dźwięk
- Wynajem i obsługa sprzętu audio-wizualnego.
- Zapewnienie nagłośnienia, projektorów, ekranów i innych urządzeń.
Rozrywka i atrakcje
- Zatrudnianie zespołów muzycznych, DJ-ów, magików i innych artystów.
- Organizacja atrakcji, takich jak fotobudki, strefy gier czy pokazy.
Rejestracja i obsługa uczestników
- Tworzenie systemu rejestracji i obsługi uczestników.
- Wydawanie biletów, identyfikatorów lub opasek na nadgarstki.
Marketing i promocja
- Tworzenie strategii promocji wydarzenia.
- Projektowanie materiałów marketingowych, takich jak zaproszenia, ulotki i strona internetowa.
Logistyka i transport
- Koordynacja transportu i zakwaterowania dla uczestników.
- Zarządzanie logistyką dostaw i przepływu gości.
Bezpieczeństwo i ochrona
- Zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa na terenie imprezy.
- Zarządzanie planem awaryjnym i procedurami bezpieczeństwa.
Ocena i raportowanie
- Przeprowadzenie oceny po wydarzeniu i przygotowanie raportu podsumowującego.
- Pozyskanie opinii uczestników i klientów w celu doskonalenia usług.
Usługi agencji eventowej muszą być dostosowane do potrzeb konkretnego klienta i rodzaju imprezy. Agencje te działają jako partnerzy w organizacji imprez, zapewniając wsparcie i ekspertyzę w każdym aspekcie planowania i realizacji wydarzenia.
Profesjonalna agencja eventowa
Jak wygląda współpraca z agencją, specjalizującą się w obsłudze imprez? Najpierw event manager przeprowadzi z Tobą szczegółową rozmowę, podczas której zapyta o koncepcję, tematykę i harmonogram wydarzenia, grupę docelową, lokalizację i planowany budżet. Doświadczeni specjaliści podpowiedzą, jakie rozwiązanie sprawdzą się najlepiej na Twoim wydarzeniu firmowym. Następnie przedstawią, w jakich kanałach chcieliby reklamować Twoją imprezę firmową, bankiet, konferencję, spotkanie networkingowe czy targi branżowe. Przeanalizują, czy w danym przypadku najlepiej sprawdzi się reklama w radio, telewizji, prasie, czy lepiej użyć social mediów.
Event manager posiada dużą wiedzę i doświadczenie w zarządzaniu imprezami firmowymi, konferencjami, bankietami, kongresami i targami branżowymi. Potrafi doradzić, jaki obiekt najlepiej pasuje do Twojego wydarzenia. Dodatkowo pomoże w wyborze motywu przewodniego, dekoracji, cateringu i sprzętu audiowizualnego. Zdobędzie też licencje i zezwolenia, jeśli będą potrzebne w danej sytuacji.
Doświadczona i profesjonalna agencja, która zajmuje się obsługą imprez, jest przygotowana na różne niespodzianki lub nieprzewidziane sytuacje. Specjaliści pracują niestrudzenie, aby zapewnić jak najlepsze doznania Tobie, gościom i prelegentom. Jako organizator wydarzenia możesz spać spokojnie, gdy współpracujesz z profesjonalistami.
W czym może pomóc agencja, która oferuje obsługę imprez?
Mimo najlepszego planowania zawsze może pojawić się jakiś problem, który trzeba szybko rozwiązać. Błędy i zdarzenia losowe to zmora każdego organizatora. Jeśli chcesz oszczędzić sobie nerwów, poszukaj firmy, która ma doświadczenie w obsłudze imprez. Choć agencja nie będzie w stanie zapobiec wszystkim problemom, błyskawicznie je rozwiąże. Dzięki temu uczestnicy nawet nie zauważą, że coś poszło nie po Twojej myśli.
Organizując event, najprawdopodobniej nie ograniczysz się do rezerwacji sali, lecz także zadbasz o catering, dekoracje, oświetlenie, nagłośnienie i atrakcje eventowe. Kiedy współpracujesz z firmą, zajmującą się obsługą imprez, zyskujesz kontakty do najlepszych podwykonawców. Dodatkowo w wielu przypadkach możesz liczyć na atrakcyjny rabat. W ten sposób zaoszczędzisz sporo czasu, nerwów i pieniędzy.
Najlepsza obsługa imprez firmowych?
Jak wybrać agencję eventową?
Wybierając agencję, która specjalizuje się w obsłudze imprez, przeprowadź dogłębne badania rynkowe. Sprawdź, jakie ma doświadczenie. Czy zazwyczaj organizuje niewielkie spotkania firmowe, czy duże konferencje, w których uczestniczy tysiące osób? Zapytaj zaprzyjaźnionych przedsiębiorców, czy mogą Ci kogoś polecić. Jeśli nie, poszukaj informacji na temat agencji eventowych w mediach społecznościowych. Nie musisz jednak rezygnować z jakiejś firmy tylko dlatego, że ma jedną niepochlebną opinię. Z drugiej strony, jeśli wielu użytkowników źle wypowiada się na jej temat, powinna Ci się zapalić czerwona lampka.
Ustal budżet i poinformuj o nim event managera, dzięki czemu możesz być spokojny, że dopilnuje wszystkich wydatków i nie czekają na Ciebie żadne przykre niespodzianki. Dodatkowo agencja eventowa może zasugerować ciekawe pomysły, wprowadzić pewne modyfikacje do Twoich rozwiązań i wypełnić luki, abyś osiągnął sukces. Nie musisz martwić się, co zrobisz, jeśli laptop nie połączy się z projektorem, zjawi się nieoczekiwany delegat albo okaże się, że któryś z gości jest wegetarianinem. Lista tego typu sytuacji nie ma końca, na szczęście, agencja eventowa zajmuje się tym na co dzień. Możesz być spokojny, że zareaguje szybko i skutecznie, nie odwracając Twojej uwagi od przebiegu wydarzenia.
Obsługa imprez firmowych: o czym warto pamiętać?
Wysokość dostępnego budżetu wpływa na wszystkie aspekty organizacji imprez firmowych, od wyboru miejsca i zaproszonych prelegentów przez catering, atrakcje, wystrój sali po narzędzia technologiczne i personel. Zastanów się, czy skorzystasz tylko z wewnętrznych źródeł finansowania, a może pozyskasz dodatkowe środki od sponsorów?
Czy w przeszłości organizowałeś podobne wydarzenia? Jeśli tak, sprawdź, jakim budżetem wtedy dysponowałeś. To świetny punkt odniesienia do planowania kolejnych eventów. Pamiętaj jednak, aby uwzględnić inflację i zmieniające się potrzeby uczestników. Przeanalizuj, jak poprzednio kształtowały się ceny usług poszczególnych podwykonawców. Skontaktuj się z zaufanymi firmami i poproś o wstępną wycenę.
Kiedy już to ustalisz, skoncentruj się na pozostałych punktach na swojej liście. Zwróć uwagę na opłaty związane z wynajęciem sali lub hotelu, sprzętem audiowizualnym, cateringiem, zakwaterowaniem, transportem i reklamą. Sprawdź, ile powinieneś zapłacić prelegentom za udział w Twoim wydarzeniu. Ustalając budżet, wygospodaruj przynajmniej 20-procentowy zapas na niespodziewane wydatki. Dzięki temu nie będziesz musiał w ostatniej chwili z czegoś rezygnować. W przypadku większego lub bardziej skomplikowanego budżetu przyda Ci się specjalne narzędzie – aplikacji tego typu nie brakuje. W ten sposób możesz zbierać przydatne informacje, śledzić wydatki, generować raporty i wykazać zwrot z inwestycji.
Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez
Najczęściej zadawane pytania
Obsługa imprez Karpacz i okolice?
Organizacja i obsługa imprez w Karpaczu i okolicach wymaga zrozumienia lokalnego rynku, poznania dostępności usługodawców oraz przestrzeni do organizacji wydarzeń. To wszystko znajdziemy w agencji eventowej Dwór Korona Karkonoszy z siedzibą w Sosnówce, położonej zaledwie kilka kilometrów od Karpacza. W Dworze Korona Karkonoszy mamy do dyspozycji ogromną salę balową, sale konferencyjne, butikowe pokoje i apartamenty oraz Centrum Imprez Plenerowych na firmowe pikniki, grille czy zabawy terenowe. Obsługa eventów firmowych obejmuje zaplanowanie harmonogramu wydarzenia, wybór dostawców, promocję imprezy, obsługę cateringową eventu, zadbanie o infrastrukturę i wyposażenie, transport i zakwaterowanie, logistykę, zadbanie o szczegóły - dekoracje, oznaczenia miejsc, programy imprezy i inne.
Jak nazywa się osoba, która organizuje imprezy?
Wiele osób zadaje sobie pytanie: event manager – kto to taki tak właściwie? Event manager to osoba, która zajmuje się organizacją imprez, w branży MICE często nazywana też organizatorem imprez lub event plannerem. Istnieje wiele innych określeń, które mogą być używane w zależności od specyfiki pracy oraz skali i rodzaju organizowanych wydarzeń. Oto kilka przykładów: organizator imprez, koordynator wydarzeń, specjalista ds. eventów, menedżer wydarzeń, producent imprez, party planner, organizator eventów korporacyjnych. Niezależnie od tytułu, osoba odpowiedzialna za organizację imprez musi być kreatywna, dobrze zorganizowana i elastyczna, aby zorganizować udane wydarzenie zgodnie z oczekiwaniami klienta lub uczestników.
Jakie są rodzaje imprez firmowych?
Imprezy firmowe to wydarzenia organizowane przez firmy w celu osiągnięcia różnych celów, takich jak budowanie relacji z pracownikami, klientami, dostawcami lub partnerami biznesowymi, a także w celach promocyjnych lub rozrywkowych. Oto kilka popularnych rodzajów imprez firmowych: impreza integracyjna, organizowana w celu budowania więzi i zespołowego ducha wśród pracowników; impreza świąteczna, organizowana z okazji różnych świąt, aby uczcić czas wolny w pracy i zintegrować zespół; impreza motywacyjna; konferencja lub seminarium; gala lub bankiet, czyli elegancka impreza, na której mogą być wręczane nagrody, wyróżnienia lub podziękowania dla pracowników, klientów lub partnerów biznesowych; targi lub wystawy; imprezy charytatywne; imprezy produktowe; imprezy plenerowe.
Organizacja imprez plenerowych?
Organizacja imprez plenerowych wymaga odpowiedniego planowania, przygotowania i koordynacji wielu elementów, aby zapewnić udane i bezpieczne wydarzenie na świeżym powietrzu. Najlepiej powierzyć to zadanie doświadczonej firmie eventowej z własną siedzibą – Dwór Korona Karkonoszy z Sosnówki dysponuje wielkim ogrodem i Centrum Imprez Plenerowych na eventy firmowe. Wybór odpowiedniego miejsca na imprezę plenerową jest kluczowy. Musi to być miejsce atrakcyjne, ale też bezpieczne oraz dostosowane do rodzaju imprezy i liczby uczestników. Trzeba zaplanować czas i miejsce oraz szczegółowy harmonogram wydarzenia, zapewnić catering, rozrywkę i atrakcje.