Organizator imprez firmowych

Eventy firmowe pomogą zbudować profesjonalny wizerunek, dlatego warto włączyć je do strategii biznesowej. Takie wydarzenia pozwalają promować markę zarówno wśród pracowników, jak i klientów czy partnerów biznesowych. Kreatywny i doświadczony organizator imprez firmowych postara się zrobić dobre wrażenie na uczestnikach, dlatego warto nawiązać z nim współpracę. 

Jeśli po raz pierwszy powierzono Ci organizację imprezy firmowej, dowiesz się z tego wpisu, od czego zacząć i jak krok po kroku przygotować udaną imprezę. Nasz artykuł będzie również pomocny dla osób, które w organizacji eventów dla firm mają już pewne doświadczenie. Pokazujemy nie tylko, jak zaplanować koszty albo wybrać miejsce, ale też piszemy o rzeczach, o których każdy organizator imprez po prostu musi wiedzieć.

Uporządkowana wiedza w tym zakresie oraz wiele cennych uwag i podpowiedzi sprawią, że jako organizator imprez firmowych poczujesz się jeszcze pewniej. Dzielimy się własnymi pomysłami i gotowymi scenariuszami imprez, które możesz wykorzystać, by przygotować niepowtarzalną imprezę dla Twoich pracowników.

Jak wybrać organizatora imprez firmowych?

Wybór odpowiedniego organizatora lub firmy eventowej z pewnością warunkuje to, czy impreza będzie naprawdę udana, a niespodzianki wyłącznie przyjemne. Może mieć także istotny wpływ na sukces wydarzenia oraz postrzeganie firmy przez uczestników.

Jak wybrać organizatora imprezy firmowej? To wcale nie musi być skomplikowane. Wystarczy wziąć pod uwagę kilka istotnych kryteriów. Na przykład, jakie wybrany organizator imprez ma doświadczenie w branży, czyli jak długo dana firma eventowa funkcjonuje w branży MICE. Kolejnym ważnym kryterium wyboru są referencje. Poszukaj organizatorów imprez, którzy mają dobre opinie. Możesz sprawdzić strony internetowe, profile w mediach społecznościowych, opinie klientów oraz zapytać znajomych lub współpracowników o agencje godne polecenia.

Wybór organizatora imprez firmowych musi uwzględniać również budżet, jakim dysponujemy. I ostatnia, bardzo ważna kwestia – komunikacja. Sprawdź, jak wygląda wymiana informacji z wybraną firmą, jak szybko odpowiada na maile i telefony.

Cele eventu

Organizator imprez firmowych, aby wyróżnić się na tle konkurencji powinien dokładnie poznać swoją grupę docelową. W ten sposób możemy ustalić temat i cele wydarzenia. Zastanów się, czy chcesz przyspieszyć rozwój firmy. A może zależy Ci na tym, aby poprawić wyniki sprzedaży, zwiększyć zaangażowanie pracowników lub zjednoczyć zespół?

Jeśli wyznaczysz cel działania, przygotujesz skuteczną strategię. Pomyśl, czy scenariusz eventu przybliży Cię do sukcesu, a może wręcz przeciwnie? Pamiętaj, żeby rodzaj wydarzenia dobrać do swojej grupy docelowej. W przeciwnym razie wiele osób nie przyjdzie, ponieważ nie będzie zainteresowana tym, co masz im do zaoferowania.

Impreza firmowa może być zorganizowana na przykład po to, żeby uczcić awanse w firmie albo dobre wyniki kwartalne czy jakiś inny firmowy sukces. Może też wynikać z potrzeby integracji i wprowadzenia do zespołu nowych pracowników. Oczywiście organizując imprezę można też uczcić jubileusz firmy lub zorganizować ją z jeszcze wielu innych powodów, na przykład promowania nowego produktu. 

Zgoła inaczej podejdziemy do organizacji wyjazdowego szkolenia połączonego z omówieniem i rozliczeniem wyników poszczególnych zespołów czy wprowadzaniem nowych metod pracy. Tu nacisk należy położyć na odpowiednią salę szkoleniową sprzyjającą skupieniu. Najlepiej, żeby obiekt był kameralny i dostępny tylko dla uczestników szkolenia. Organizator imprez firmowych w takim wypadku musi skoncentrować się na odpowiednim zaplanowaniu zajęć, cateringu lub ewentualnie wieczorem ogniska firmowego, które pozwoli odprężyć się wszystkim uczestnikom eventu i rozluźnić atmosferę.

Gdzie organizować imprezy dla firm?

Hotele i centra konferencyjne to najchętniej wybierane obiekty na firmowe imprezy. Posiadają odpowiednie przestrzenie konferencyjne, sale bankietowe, zaplecze gastronomiczne i noclegi dla uczestników eventu. Dlatego są doskonałym miejscem do organizacji różnego rodzaju imprez firmowych, w tym konferencji, szkoleń, bankietów czy spotkań biznesowych.

Dobrym przykładem takiego stylowego hotelu na firmowe imprezy jest Dwór Korona Karkonoszy położony obok Karpacza. Oprócz wszystkich udogodnień konferencyjnych posiada również przestrzenie do swobodnego relaksu oraz ogrody z górskim widokiem. Niewątpliwą zaletą jest też doświadczona w organizacji imprez firmowych obsługa i wiele autorskich pomysłów na takie imprezy. 

Jubileusz firmy

Organizator imprez firmowych musi dokładnie wiedzieć, co i dlaczego robi. W każdym z wyżej wymienionych przypadków musimy główny akcent położyć na coś innego. W przypadku jubileuszu ważne jest chociażby kupno tortu, przygotowanie jubileuszowych pamiątek, zaplanowanie kto i kiedy zabiera głos, zaproszenie na jubileusz firmy osób, które przyczyniły się do rozwoju firmy bądź wręcz ją zakładali. Organizator jubileuszu firmowego musi również zadbać o stosowną oprawę i godne wydarzenia miejsce, a także pomyśleć na przykład o zaproszeniu przedstawicieli samorządu i mediów.

Jak zaplanować budżet na imprezę?

Niezależnie od tego, czy pierwszy raz organizujesz event, czy masz duże doświadczenie, zaplanuj budżet eventu dla pracowników. Organizator imprez firmowych radzi, aby wygospodarować przynajmniej 20% zapas na niespodziewane wydatki. Dzięki temu nie będziesz musiał w ostatniej chwili z czegoś rezygnować. Jeśli nie jest to Twoje pierwsze wydarzenie, sprawdź, ile wydałeś na poprzednie eventy. W ten sposób ustalisz, na które obszary wydałeś za dużo, a na które za mało. 

Przygotowując budżet na imprezę firmową, uwzględnij w nim:

• wynajem sali lub innego miejsca na imprezę firmową,
• oświetlenie, nagłośnienie, koszty produkcji materiału video,
• catering,
• zatrudnienie konferansjera lub prelegentów,
• przygotowanie i wydrukowanie materiałów promocyjnych,
• noclegi dla uczestników (w przypadku wydarzeń kilkudniowych),
• atrakcje dodatkowe,
• upominki dla uczestników,
• wydrukowanie zaproszeń, identyfikatorów,
• wynajem fotografa, kamerzysty, hostess i innych podwykonawców.

Blok CTA

Zastanawiasz się, jak zorganizować niezapomnianą imprezę firmową?

Zgłoś się do nas, a my zajmiemy się resztą!

Kiedy wysłać zaproszenia na event?

Profesjonalny organizator imprez firmowych wyśle zaproszenia na małe wydarzenie przynajmniej z 3-tygodniowym wyprzedzeniem. W przypadku dużych eventów należy powiadomić uczestników minimum rok wcześniej. Przygotowując zaproszenia, warto dołączyć do nich RSVP, czyli prośbę o potwierdzenie przybycia. Dzięki temu ustalisz dokładną liczbą uczestników, a tym samym unikniesz niepotrzebnych wydatków. 

Pamiętaj, żeby w zaproszeniach podać konkretny termin, do którego goście powinni potwierdzić swoje uczestnictwo. Jeśli dysponujesz sporym budżetem, a przy tym chcesz uniknąć niepotrzebnych nerwów, rozważ współpracę z profesjonalistą. Organizator dużych imprez firmowych, eventów, konferencji, kongresu czy sympozjum musi zaplanować i uwzględnić bardzo wiele czynników.

Organizator imprez firmowych: dlaczego warto skorzystać z jego usług?

Przygotowanie i wysłanie zaproszeń to tylko wierzchołek góry lodowej. Planowanie eventów może być bardzo stresujące, zwłaszcza jeśli nie mamy doświadczenia w tym obszarze.

Organizator imprez firmowych nie tylko zarezerwuje odpowiednie miejsce, lecz także zajmie się wystrojem, przygotowaniem harmonogramu, logistyką i obsługą. Profesjonalista z pewnością pomoże Ci wcielić Twoje plany w życie.

Do czego potrzebny jest dobry organizator imprez firmowych?

Dobry organizator imprez firmowych może pomóc w wielu obszarach, zapewniając kompleksową i profesjonalną obsługę wydarzenia. Zajmie się planowaniem i koordynacją wydarzenia, począwszy od ustalenia celów imprezy, przez wybór lokalizacji i dostawców, po zaplanowanie harmonogramu i szczegółów technicznych.

Profesjonalny organizator może zaoferować kreatywne i innowacyjne pomysły na tematykę i format imprezy, co pozwoli wyróżnić się spośród innych wydarzeń i zapewnić niezapomniane doświadczenie uczestnikom. Może także pomóc w negocjacjach z dostawcami oraz w optymalizacji budżetu. Dzięki znajomości rynku i szerokiej sieci kontaktów organizator imprez firmowych może pomóc w znalezieniu odpowiedniej lokalizacji oraz wybraniu profesjonalnych dostawców usług.

Event manager jest przygotowany do identyfikowania potencjalnych zagrożeń i problemów oraz skutecznego zarządzania nimi, tym samym minimalizując ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. A po zakończeniu wydarzenia może przygotować raport zawierający podsumowanie przebiegu imprezy, ocenę jej efektywności oraz propozycje dalszych działań.

Branża MICE

Przemysł spotkań i wydarzeń to ważna gałąź gospodarki. Firmy, organizacje, fundacje i stowarzyszenia non-profit coraz mocniej uświadamiają sobie, że warto organizować spotkania, szkolenia, imprezy, eventy czy konferencje. Po to, by nawiązywać lub podtrzymywać dobre relacje z kontrahentami, klientami, darczyńcami czy własnymi pracownikami. By promować swoje produkty, usługi, swoją markę lub idee. Jednak by działania te przyniosły właściwy efekt marketingowy, sprzedażowy, promocyjny czy PR-owy, powinny być profesjonalnie przygotowane. 

Event manager

Jakie zadania ma event manager? Specjalista pomoże Ci zorganizować niezapomniane wydarzenie w ramach ustalonego budżet. Event manager wie, jak rozdysponować środki, aby osiągnąć swój cel. Może również stwierdzić, czy przygotowany budżet jest realistyczny, czy trzeba wprowadzić pewne zmiany.

Wiele osób uważa, że zorganizowanie eventu biznesowego wiąże się ze sporymi wydatkami. Warto więc nawiązać współpracę z profesjonalistą, który dysponuje szeroką siecią podwykonawców. Organizator imprez firmowych potrafi wynegocjować atrakcyjną cenę i rozsądne warunki umowy. 

Organizator imprez firmowych: czym się zajmuje?

Profesjonalista zajmuje się organizacją eventów firmowych od początku do końca. Pomaga w przygotowaniu scenariusza wydarzenia firmowego, a następnie w jego realizacji. Organizator imprez firmowych może być częścią większego zespołu lub działać samodzielnie. Biorąc pod uwagę grupę docelową, cel wydarzenia, budżet i preferowaną lokalizację, stworzy plan działania. Uwzględni w nim wszystkie istotne szczegóły, takie jak termin, miejsce, rodzaj i wielkość eventu, potrzeby kadrowe. Może również zająć się poszukiwaniem sponsorów i partnerów biznesowych.

Większość event managerów nie tylko doskonale radzi sobie w negocjacjach, lecz także znajdzie wyjście z każdej sytuacji. Takie umiejętności przydają się szczególnie wtedy, gdy istnieje ryzyko przekroczenia budżetu. Utalentowany organizator imprez firmowych może wówczas wykazać się kreatywnością. Profesjonalista poszuka kolejnych sponsorów i zaproponuje ciekawe pakiety wystawcom, dzięki czemu poszerzy zasięg wydarzenia i zdobędzie dodatkowe fundusze.

Koszty – ile kosztuje wynajęcie firmy eventowej?

Jaki jest koszt agencji eventowej? To pytanie zadaje sobie wiele firm, chcących zorganizować imprezę firmową z pomocą profesjonalistów. Koszt zatrudnienia agencji eventowej może znacząco się różnić w zależności od wielu czynników, w tym od rozmiaru imprezy, lokalizacji, wymagań klienta oraz renomy i doświadczenia agencji.

Oczywiście im większa i bardziej złożona impreza, tym wyższy koszt związany z jej organizacją. Wiele agencji eventowych ustala swoje stawki w oparciu o skalę trudności projektu. Koszty związane z organizacją imprezy mogą też znacznie się różnić w zależności od regionu, w którym będzie się odbywać wydarzenie.

Poza tym agencje eventowe oferują różnorodne usługi, które mogą obejmować tylko kilka aspektów organizacji imprezy lub kompleksowe wsparcie od początku do końca. Im większy zakres usług, tym wyższy koszt. Bardziej doświadczone i renomowane agencje mogą pobierać wyższe opłaty za swoje usługi ze względu na większe umiejętności, wiedzę i reputację.

Żeby uzyskać dokładną wycenę usług agencji eventowej, zaleca się skontaktowanie się bezpośrednio z kilkoma agencjami, aby porównać oferty i sprawdzić, która najlepiej odpowiada naszym potrzebom i budżetowi. Warto również pamiętać, że koszt nie zawsze odzwierciedla jakość świadczonych usług, dlatego ważne jest przeprowadzenie dokładnej analizy ofert i porównanie różnych opcji.

Organizator imprez integracyjnych

Postać organizatora imprez może okazać się kluczowa, jeśli zamierzamy zorganizować imprezę integracyjną. Gdy chcemy przygotować spotkanie czy warsztaty integracyjne albo wyjazd tego typu, najprościej jest skorzystać z usług agencji eventowej. Jej pracownicy będą doskonale wiedzieć, jaka impreza integracyjna najlepiej będzie pasować do naszego zespołu. Wezmą pod uwagę staż pracy, rodzaj zadań wykonywanych na co dzień, zainteresowania poszczególnych członków załogi.

Najważniejsze z punktu widzenia szefa, który chce zorganizować imprezę firmową, że agencje eventowe obsługują imprezy integracyjne w sposób kompleksowy. Zajmują się zarówno kwestiami merytorycznymi, czyli pomagają wybrać cel imprezy, rodzaj eventu, atrakcje na imprezę. Zadbają także o logistykę imprezy integracyjnej, czyli przygotują  scenariusz imprezy, zarezerwują hotel, ustala menu, wynajmą firmę transportową. Dobry organizator imprez integracyjnych zatroszczy się też o kwestie techniczne, czyli wynajmie niezbędny sprzęt.

Organizator imprez firmowych: obowiązki

Praca event managera nie kończy się jednak na zaplanowaniu wydarzenia, jest tak samo zaangażowany w proces realizacji. Specjalista pozyskuje, rozmawia i buduje relacje z podwykonawcami. Organizator imprez firmowych znajdzie lokal, firmę cateringową i zespół audiowizualny, a następnie wynegocjuje najlepsze warunki współpracy. Profesjonalista spędza wiele czasu na rozmowach z dostawcami i sponsorami, aby upewnić się, że wszyscy są na dobrej drodze, aby osiągnąć sukces.

Organizator imprez firmowych odgrywa również ważną rolę w dniu eventu. Prowadzi lub wspiera cały zespół i chłonie atmosferę, aby rozpoznać nastroje uczestników. Dzięki temu może na bieżąco wprowadzić niezbędne zmiany i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Organizator imprez firmowych: scenariusz eventu

Każdy organizator imprez firmowych powinien przygotować dokładny plan przebiegu imprezy firmowej lub wyjazdu firmowego. Taki scenariusz eventu powinien zawierać między innymi określenie godziny spotkania. Czyli w przypadku wyjazdowej imprezy firmowej: czas przejazdu; planowaną godzinę dotarcia na miejsce; godzinę zakwaterowania; godzinę rozpoczęcia szkolenia, prelekcji czy bankietu; ramy czasowe wystąpień poszczególnych prelegentów.

W przypadku, kiedy do zrealizowania będą też jakieś zadania służbowe (na przykład podsumowanie i omówienie wyników albo strategii) trzeba dokładnie określić, gdzie i kiedy się to odbędzie i poinformować o tym osoby zainteresowane. Jeśli zechcemy, żeby uczestnicy imprezy firmowej również zabierali głos lub przedstawili jakieś własne informacje, należy uprzedzić ich na tyle wcześnie, żeby mogli się przygotować.

Jeśli organizator imprez firmowych zdecyduje się na jakieś dodatkowe atrakcje towarzyszące wydarzeniu, to należy również w miarę dokładnie określić, gdzie i kiedy się one odbędą. Dla przykładu, pokaz sztucznych ogni może trwać kilka lub kilkanaście minut. Jeśli jakaś część gości nie będzie dokładnie poinformowana, gdzie i o której godzinie się on odbędzie, to mogą go w ogóle nie zobaczyć, a powtórzyć pokazu raczej się nie da. Dlatego tak ważna jest komunikacja między poszczególnymi osobami zajmującymi się organizacją i realizacją firmowej imprezy.

Organizator imprez a sytuacje kryzysowe

Doświadczony organizator imprez firmowych potrafi również odpowiednio się zachować w przypadku jakiejś trudnej czy wręcz kryzysowej sytuacji. Oczywiście zawsze zakładamy, że nasza impreza firmowa będzie przebiegać zgodnie z planem. Jednak doświadczenie uczy, że trzeba zawsze założyć pewien margines na nieprzewidziane okoliczności. Mogą to być drobiazgi, jak na przykład zagubienie dokumentów, czy awaria pojazdu prelegenta. Dla całości wydarzenia nie stanowi to problemu, jednak indywidualnie takie osoby mogą oczekiwać pomocy i zaangażowania ze strony organizatora. Obeznany z tematem event menager zawsze potrafi pomóc.

Jakieś opóźnienia, zmiany w harmonogramie, problemy z pogodą – w takich sytuacjach fakt, że naszą imprezą firmową opiekuje się event manager, dla którego jest to kolejna z wielu imprez może okazać się zbawienny. Przećwiczył już tyle różnych scenariuszy działań w niespodziewanych sytuacjach, że jest w stanie ad hoc zaproponować kilka różnych rozwiązań, gdy coś idzie nie tak podczas imprezy.

Organizator imprez okolicznościowych

Kim jest organizator imprez okolicznościowych? Czy są jakieś specjalne kompetencje, które powinien sobą prezentować? Coraz więcej osób znajduje zajęcie w przemyśle spotkań, jako że w ostatnich latach widzimy wzrost znaczenia branży działającej w zakresie meetings, incentive, conferences, events czyli branży MICE.

Przede wszystkim organizator eventów powinien być osobą świetnie zorganizowaną, systematyczną i punktualną. Ktoś, kto ma przygotować event na kilkadziesiąt czy nawet kilka tysięcy osób, musi twardo stąpać po ziemi. Ale praca organizatora imprez okolicznościowych wymaga także sporej dozy kreatywności i nieszablonowego myślenia. Imprezy firmowe eventy nie mogą być nudne i sztampowe, każda musi być eventem szytym na miarę. O to właśnie musi zadbać event manager.

Ponadto przydadzą się inwencja, przedsiębiorczość i samodzielność w rozwiązywaniu złożonych problemów. Zdarza się bowiem, że z jakiegoś powodu nie można zrealizować zakładanego scenariusza imprezy. Wtedy jest czas na improwizację w pracy organizatora imprez okolicznościowych. Kolejna kluczowa cecha to kompetencje komunikacyjne i zdolność do współpracy z innymi osobami. Tylko osoba która potrafi wsłuchać się w potrzeby zleceniodawcy i weźmie pod uwagę jego pomysły, sprawdzi się w tym zawodzie. Widać więc wyraźnie, że kluczowe są kompetencje miękkie. A więc takie umiejętności, jak kreatywność, logiczne myślenie, czy zdolności negocjacyjne. Odgrywają one coraz większą rolę na rynku pracy w ogóle, a już na pewno w przemyśle spotkań. To praca wymagająca – często wyjazdowa i całodobowa, z wieloma osobami z różnych branż, i z każdym trzeba umieć się dogadać, by profesjonalnie zrealizować zaplanowany event.   

Blok CTA

Imprezy firmowe, szkolenia, team building…

Zorganizujemy każdy event firmowy!

Plan eventu firmowego

Organizator imprez firmowych powinien przygotować sobie coś w rodzaju konspektu imprezy firmowej. Co należy w nim zawrzeć? Jakie elementy trzeba uwzględnić? Powinien on zawierać między innymi

• cel i charakter spotkania firmowego: trzeba dokładnie określić najważniejszy cel – na przykład uczczenie jubileuszu firmowego, szkolenie, konferencja, warsztaty integracyjne, kongres, odprawa, integracja, team building. Musimy też wybrać, jakiego rodzaju będzie to impreza firmowa. Czy będziemy kładli większy nacisk na relaks, wypoczynek, swobodę i integrację, czy też ma to być wyjazd mobilizujący do wysiłku? W tym drugim przypadku większy nacisk postawimy na motywację i przedstawienie swoich oczekiwań w stosunku do pracowników.

Kto zorganizuje firmowy event?

To kolejny punkt programu – wybieramy osobę lub agencję odpowiedzialną za organizację imprezy firmowej. Żeby wydarzenie w ogóle doszło do skutku, musi zostać wyznaczona osoba, która odpowiada za całość realizacji. Będzie ona koordynować poszczególne elementy naszego eventu. Może całość przygotować sama lub zlecić wykonanie poszczególnych elementów innym pracownikom lub agencji eventowej. To do niej będziemy zwracać się z ewentualnymi szczegółowymi pytaniami i uwagami, a na koniec dziękować jej za udaną imprezę firmową.

Wyjazd firmowy – koszty

Musimy też wziąć pod uwagę planowany koszt wyjazdu firmowego: w zależności od możliwości finansowych danej firmy albo otrzymamy konkretną kwotę, w której należy się zmieścić organizując imprezę firmową, albo najpierw przedstawimy cel i plan wyjazdu, a po ich akceptacji będziemy szukać, gdzie i za ile możemy nasz plan zrealizować. Oczywiście każdy przedsiębiorca będzie traktował taki wyjazd jak swojego rodzaju inwestycję i liczył na pewien zwrot. Każda dobrze zaplanowana i przemyślana impreza firmowa może przynieść wymierne korzyści. Inwestycja w innowacje czy promocję marki jest równie ważna jak inwestycja w zespół, który tego dokona.

Liczba uczestników

– ustalenie liczby uczestników: od tego zależy skala naszego przedsięwzięcia. Czasem warto zorganizować wyjazd firmowy nawet dla kilku osób. Będzie to okazja do zacieśnienia relacji i bliższego poznania się. Ale też warto organizować wyjazdy firmowe dla wszystkich pracowników firmy. Doświadczony manager wie, że na całość składają się wszystkie elementy i każdy pracownik wnosi ze sobą coś wartościowego. Mówi się przecież, że każda organizacja jest tak mocna, jak jej najsłabszy element.

Termin imprezy firmowej

Jaką datę imprezy firmowej i przedział czasowy wybrać? Na integrację i zabawę zawsze jest dobry czas. Jednak organizator imprez firmowych powinien brać pod uwagę przede wszystkim takie terminy, żeby nie kolidowały z podstawową działalnością danego przedsiębiorstwa. Na przykład okres, kiedy obciążenie pracą jest mniejsze albo planujemy krótki przestój, warto wykorzystać na szkolenie albo wyjazd integracyjny.

Miejsce imprezy firmowej

– miejsce, gdzie się odbędzie: w zależności od charakteru imprezy firmowej organizator musi dobrać odpowiednie miejsce. Na szkolenie powinien być to obiekt do tego przystosowany i z odpowiednim zapleczem. Na uroczystą kolację lub bankiet firmowy miejsce, gdzie jest sala balowa, wysokiej jakości obsługa i catering. Również otoczenie jest ważne – piękna okolica poprawia nastrój i wpływa na pozytywny odbiór całości.

Catering

Catering dla uczestników eventu to bardzo ważny element każdej imprezy firmowej. Zawsze należy pamiętać o zimnych napojach, kawie i herbacie. Pracownicy na imprezie firmowej z pewnością docenią również zimne przekąski, owoce i ciasteczka pomiędzy głównymi posiłkami. W menu najlepiej uwzględnić produkty sezonowe i lokalne przysmaki. Obecnie warto też wziąć pod uwagę potrzeby pracowników o specjalnych preferencjach żywieniowych (wegan, wegetarian, osób na diecie bezglutenowej lub bez laktozy).

Materiały dla uczestników

– potrzebne materiały (szkoleniowe, promocyjne, pamiątkowe lub jeszcze inne): organizator imprez firmowych powinien zadbać o materiały tematyczne dla uczestników. Omawiając jakieś zagadnienie, zadbajmy o dostępność podstawowych informacji i zapewnijmy możliwość robienia notatek. Takie materiały powinny być opatrzone logo naszej firmy. Mogą to być też pamiątkowe plakietki i inne pożyteczne drobiazgi.

Scenariusz

Planowany przebieg czyli scenariusz imprezy firmowej powinien zawierać rozpisane w czasie szczegóły naszego eventu. Dobrze zaplanowana impreza firmowa to taka, podczas której na wszystko jest czas, nie ma napięcia, presji i popędzania. Ale też taka, podczas której nie trzeba zbyt długo czekać na kolejne punkty programu, co może budzić zniecierpliwienie, jeśli wydarzenia się opóźniają.  

Obsługa techniczna

– techniczna obsługa imprezy firmowej: organizator imprezy firmowej musi zadbać również o oświetlenie, nagłośnienie, odpowiedniej jakości projektory i sprawność techniczną potrzebnego sprzętu. Powinien też dysponować innym, podobnym, zastępczym sprzętem w przypadku ewentualnej awarii. Warto mieć również w dyspozycji kogoś biegłego w obsłudze zaawansowanych elektronicznie urządzeń.

Organizator imprez firmowych – obowiązki prawne

W zależności od charakteru i wielkości imprezy organizator imprez ma również obowiązki wynikające z przepisów prawa. Na przykład organizator imprezy o charakterze masowym lub imprezy sportowej, a także związanej z turystyką musi działać zgodnie z ustawami to regulującymi. Również niektóre imprezy firmowe, na przykład koncert plenerowy, gdzie wstęp jest wolny, może podlegać ścisłym regułom.

Ustawa nie obejmuje jednak imprez zamkniętych organizowanych przez pracodawców dla ich pracowników. Tak więc w tym wypadku wystarczy zachować staranność i zdrowy rozsądek. Organizator imprez firmowych powinien w miarę możliwości zapewnić uczestnikom możliwość udziału w imprezie w warunkach komfortowych i bezpiecznych. W przypadku planowania ekstremalnych atrakcji warto rozważyć dodatkowe ubezpieczenie.

Organizator eventów – co warto wiedzieć?

Eventy czyli wydarzenia i imprezy organizowane w jakimś konkretnym celu na stałe już wpisały się w krajobraz firm, przedsiębiorstw, organizacji czy stowarzyszeń. Podczas ich organizacji najczęściej chodzi o integrację pracowników i zmotywowanie zespołu. Albo obchody jubileuszu firmy lub promocję nowych produktów. Czasem podziękowanie kontrahentom lub pracownikom, co zawsze jest mile widziane przez załogę. Jak dobrze zorganizować firmowy event? Jeśli nie mamy doświadczenia w tym względzie, najlepiej skorzystać z usług organizatora eventów.   

Event manager pomoże naszej firmie dobrać odpowiedni typ wydarzenia do celu, jaki chcemy osiągnąć. Ponadto zaproponuje adekwatne do niego atrakcje, co jest bardzo istotne, gdy mamy wybierać spośród co najmniej kilkudziesięciu możliwości (doświadczone agencje eventowe oferują specjalne konfiguratory i kalkulatory imprez firmowych).

Usługi eventowe

Rynek usług eventowych w Polsce od kilkunastu lat szybko się rozwija. Jest wiele agencji specjalizujących się w organizacji kongresów, wyjazdów motywacyjnych, konferencji, seminariów, bankietów, gali, wyjazdów integracyjnych czy wystaw. W przypadku większych imprez, z dużą liczbą gości, z wieloma atrakcjami i różnymi aktywnościami, w dodatku imprez wyjazdowych, z pewnością warto zaufać profesjonalistom. Przygotują event lepiej, szybciej i prawdopodobnie też taniej, niż moglibyśmy zrobić to sami. Jak jednak wybrać dobrego organizatora imprez? Postawmy na doświadczenie!

Czy udział w imprezie firmowej jest obowiązkowy?

Kodeks pracy nie reguluje jednoznacznie: tak czy nie. Jeśli impreza firmowa odbywa się w godzinach zaliczanych do czasu pracy i jednocześnie zachowane są pozostałe prawa pracownicze, jak choćby prawo do odpoczynku, to pracodawca może wymagać od nas udziału. Jeśli natomiast impreza firmowa odbywa się poza miejscem, gdzie na co dzień pracujemy i obejmuje godziny popołudniowe czy wieczór albo weekend, kiedy mamy zaplanowany czas wolny, to nie musimy brać udziału w takiej imprezie.

Bardzo dużo zależy też od kultury organizacyjnej firmy, przyjętych niepisanych zwyczajów i  relacji międzyludzkich. Jeśli nasz zespół jest naprawdę zgrany, to z pewnością nie będzie nacisków w żadną stronę. Udział  w spotkaniu z ludźmi, których lubimy albo jesteśmy ciekawi ich pomysłów, to będzie raczej przyjemność i każdy postara się w nim uczestniczyć. Integracja i odpoczynek w firmie – dlaczego nie organizacja imprez firmowych miałaby być najlepszym sposobem, by upiec dwie pieczenie na jednym ogniu?

Organizacja imprez firmowych – korzyści

W zasadzie każdy człowiek potrzebuje wypoczynku i od czasu do czasu wyrwania się z rutyny codzienności. To samo dotyczy również zespołów i grup ludzi. Zmiana otoczenia i możliwość nieformalnego wyjaśnienia różnych spraw z pewnością poprawi relacje międzyludzkie naszej załogi. To świetna okazja do „przejścia na ty” i pokazania swoich pasji. To też okazja do rozmowy o tym, co jest dla nas ważne i na czym nam tak naprawdę zależy. Organizując imprezy firmowe można też zaprosić naszych biznesowych partnerów. Takie ludzkie oblicze naszej współpracy z pewnością będzie procentować w przyszłości.

Zakończenie

Podsumowując możemy stwierdzić, że organizator imprez firmowych ma szeroki zakres zadań do wykonania. Odpowiada bezpośrednio za wiele obszarów związanych z organizacją eventów. W artykule wskazaliśmy te najbardziej istotne. Pokazaliśmy też, jak odpowiednio zabrać się za przygotowanie imprezy i jak planować działania z tym związane. Wskazówki te z pewnością pozwolą zorganizować udaną pod każdym względem imprezę firmową.

Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez