Proces budowania zespołu: praktyczne porady dla menedżera

Proces budowania zespołu składa się z kilku etapów, przy czym wielu ekspertów twierdzi, że dopiero przejście pięciu kroków pozwala osiągnąć sukces. Zastanawiasz się, jak wyglądają poszczególne fazy? Sprawdź, jak stworzyć zgraną drużynę krok po kroku! 

Formowanie: pierwszy etap procesu budowania zespołu

Etap formowania bazuje na wzajemnym poznawaniu się członków zespołu, a także zorientowaniu się, jak wygląda struktura danej grupy. W tym momencie Twoi pracownicy wyłonią spośród siebie lidera, który poprowadzi ich do celu. Skuteczny przywódca posiada określoną wiedzę i umiejętności, które ułatwią mu zdobycie autorytetu. Na tym etapie członkowie zespołu szukają też odpowiedzi na następujące pytania:

• Co zespół jest w stanie mi zaoferować?
• Czego się ode mnie oczekuje?
• Czy dobrze czuję się w roli, jaką powierzył mi lider?

Proces budowania zespołu zaczyna się od znalezienia celu, który zjednoczy wszystkich członków grupy. Na etapie formowania wykaż się cierpliwością, ponieważ może potrwać dłużej niż zakładałeś. 

Podczas pierwszego spotkania lider powinien wyjaśnić, nad czym będą pracować poszczególni członkowie zespołu. Następnie przedstawi, jakie są cele projektu, na przykład, jeśli przedsięwzięciu przyświeca mu pozyskanie większej liczby klientów, ustali szacunkowe wyniki sprzedaży. Jeśli w którymś momencie pojawi się problem, lider powinien znaleźć źródło kryzysu, sposób na jego zażegnanie i wprowadzić plan w życie. 

Jeśli odpowiadasz za dany projekt, poszukaj narzędzi, które ułatwią Ci jego zarządzanie. Korzystając z odpowiedniej aplikacji, możesz zaplanować całe przedsięwzięcie, wyznaczyć terminy i przydzielić zadania poszczególnym członkom. 

Jak rozpoznać drugi etap budowania zespołu?

Faza “szturmu” to kluczowy, ale też najtrudniejszy moment w procesie budowania zespołu. Współpracownicy otwarcie wyrażają swoje zdanie, w związku z tym często ścierają się przeciwstawne poglądy. Na tym etapie członkowie zespołu wypracowują metody pracy indywidualnej i grupowej. Niektóre grupy nie mają z tym większego problemu, podczas gdy inne nigdy nie wychodzą z tej fazy.

Wydajność zespołu niejednokrotnie spada na wspomnianym etapie, ponieważ członkowie angażują się w nieproduktywne działania. Badacze podkreślają, że właśnie wtedy wokół osób o silnych osobowościach lub podobnych poglądach tworzą się kliki i podgrupy. Aby przejść przez ten etap procesu budowania zespołu, członkowie powinni pokonać różne przeszkody, zaakceptować indywidualne różnice i pogodzić sprzeczne metody rozwiązywania powierzonych im zadań. Należy podkreślić, że jeśli w fazie “szturmu” współpracownicy nie rozwiążą konfliktów, napotkają poważne problemy na kolejnych etapach.

Dostrzegasz, że coraz częściej występują konflikty w pracy? A może pracownikom brakuje motywacji do działania? W takim razie sprawdź, jak zbudować zgrany zespół! Wdróż team building – zadania, które wyposażą uczestników w przydatne umiejętności. Dodatkowo poprawią atmosferę w firmie, co przełoży się na lepszą komunikację i współpracę. Zaplanuj burzę mózgów, podczas której każdy będzie mógł zgłosić swój pomysł.  Tego typu zadania często przyspieszają proces budowania zespołu. Poszukaj również ciekawych gier scenariuszowych, w których drużyny mają rozwiązać zagadkę. 

Proces budowania zespołu: etap normalizacji

Jeśli zespół skutecznie rozwiąże konflikt, członkowie poczują się tak, jakby byli jednością. Uczestnicy dogadują się, kto zostanie liderem i jakie role będą pełniły poszczególne osoby. Proces budowania zespołu zmierza w kierunku spójności, jedności i wzajemnego zrozumienia. Wydajność pracowników wzrasta, kiedy wiedzą, jak ze sobą współpracować i zaczynają koncentrować się na celach grupowych. W tym momencie między uczestnikami utrzymuje się kruche porozumienie. Jeśli pojawią się spory, zespół może szybko wrócić do fazy “szturmu”.

Etap działania: na co zwrócić szczególną uwagę?

Na etapie działania członkowie zespołu realizują zadania płynnie i skutecznie, nie wchodząc w niepotrzebne konflikty. Struktura grupy jest przejrzysta i stabilna, a lider nie musi cały czas nadzorować poczynań uczestników.  Nadal mogą pojawić się problemy, ale zespół wie, jak sobie z nimi radzić. Dzięki temu konfliktowa sytuacja nie opóźnia realizacji projektu, ani nie prowadzi do zatrzymania działań.

Jeśli zespół pracuje stacjonarnie, możesz łatwo monitorować jego działania. Sytuacja komplikuje się, gdy Twoi współpracownicy wykonują zadania zdalnie. Aby zapobiec konfliktom, wprowadź procesy, które ułatwią realizację projektu. Zastanawiasz się, jak poprawić relacje pracownicze zdalnie? Organizuj codzienne spotkania online lub zleć przygotowywanie raportów z postępów w połowie tygodnia. W ten sposób łatwo sprawdzisz, czy wszyscy członkowie zespołu dobrze wywiązują się z powierzonych im zadań i dysponują potrzebnymi materiałami. 

Jak wygląda ostatni etap procesu budowania zespołu?

Członkowie kończą powierzone im zadania i podsumowują, co poszło dobrze, a nad czym wypadałoby jeszcze trochę popracować. Następnie grupa przechodzi do realizacji nowych zadań. Na ostatnim spotkaniu lider powinien dać każdej osobie 5-10 minut na podzielenie się swoimi przemyśleniami z resztą zespołu. Jeśli przewodzisz  danej grupie, pamiętaj, żeby zrobić notatki. Możesz je później przeanalizować i wyciągnąć wnioski, aby poprawić swoją efektywność w kolejnych projektach.

Jak zbudować efektywny zespół?

Zastanawiasz się, jak poprawić atmosferę w pracy? Gra terenowa skutecznie wspiera proces budowania zespołu. Sprawdzi się nie tylko wtedy, gdy współpracownicy świetnie się dogadują, lecz także wtedy, gdy powinni popracować nad komunikacją. Takie zajęcia wspaniale łączą walory edukacyjne ze świetną zabawą. To doskonała okazja, aby uczestnicy mogli lepiej się poznać. Dodatkowo gry terenowe poprawią wizerunek firmy, która je organizuje. 

Jeśli chcesz zintegrować nowo przyjętych pracowników z doświadczoną kadrą, zaplanuj wycieczkę firmową. W ten sposób możesz też zwiększyć zaangażowanie członków zespołu i zachęcić ich do większego skupienia na obowiązkach zawodowych. Dodatkowo przybliżysz wartości, misję i wizję firmy. Niezależnie od tego, czy chcesz zbudować efektywny zespół, wspólnie świętować, czy oderwać pracowników od codziennych obowiązków, regularnie organizuj wyjazdy motywacyjne. Aby ułatwić sobie zadanie, skorzystaj z usług agencji, zajmującej się organizacją wycieczek integracyjnych dla firm. 

Jeśli Twój zespół musi dotrzymać jakiegoś terminu, poinformuj go o tym. Nie zakładaj, że Twoi współpracownicy zrealizują projekt w danym czasie, jeżeli nie zaznaczysz, jaki jest deadline. Przy okazji wyjaśnij, dlaczego zależy Ci, aby wykonali swoje zadanie punktualnie. Dzięki temu nie będziesz ustalał terminów, które tylko wywierają presję na członkach zespołu. Prędzej, czy później przyzwyczają się, że nic się nie stanie, jeśli przekroczą deadliny i zaczną je ignorować. 

Przypominaj zespołowi, aby regularnie się z Tobą kontaktował osobiście, e-mailowo lub na Slacku. Z drugiej strony powstrzymaj się od częstego, nieplanowanego zadawania pytań, w przeciwnym razie Twoi pracownicy stracą koncentrację i zmarnują mnóstwo czasu.