Techniczna obsługa eventów z pomocą profesjonalistów

Jeśli szukasz pomocy w przygotowaniu i wdrożeniu koncepcji imprezy firmowej, konferencji, szkoleń czy bankietu, skorzystaj z pomocy specjalistów. Doświadczona firma zadba o Twoje wydarzenie od strony technicznej. Zapewni profesjonalną oprawę muzyczną i nagłośnieniowo-oświetleniową, dzięki czemu impreza na długo zapadnie w pamięci Twoich gości. Zobacz, co możesz zyskasz oddając techniczną obsługę eventów w ręce fachowców!

Co obejmuje techniczna obsługa eventów?

Niezależnie od tego, czy organizujesz imprezę firmową, spotkanie networkingowe, czy konferencję, poszukaj specjalistów, którzy zajmują się techniczną obsługą eventów. Nie tylko wybiorą profesjonalny sprzęt i ustalą jego ilość, lecz także ustawią go w odpowiednim miejscu. Ekipa techniczna zajmie się nagłośnieniem, oświetleniem, biorąc pod uwagę potrzeby organizatora. Dodatkowo zadba o to, aby prezentacje multimedialne były doskonale widoczne, co wpłynie pozytywnie na wrażenia uczestników. Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że technicy będą monitorować przebieg imprezy. Dzięki temu na bieżąco usuną ewentualne usterki tak, aby nikt ich nie zauważył. 

Dlaczego warto oddać techniczną obsługę eventów profesjonaliście?

Bez względu na to, czy organizujesz wydarzenie dla samych pracowników, czy zapraszasz też na niego partnerów biznesowych i klientów, wynajmij profesjonalny sprzęt audiowizualny i skorzystaj z usług firmy specjalizującej się w technicznej obsłudze eventów. Doświadczony personel zaproponuje najlepsze rozwiązanie, biorąc pod uwagę Twoje wymagania i budżet. 

Nowoczesny sprzęt audiowizualny nada Twojemu wydarzeniu profesjonalny i elegancki charakter. Jeśli nie znasz się na najnowszych technologiach, poszukaj specjalistów, którzy oferują techniczną obsługę eventów. Pozyskiwanie, konfiguracja i zarządzaniem wspomnianym sprzętem stanowi spore wyzwanie dla wielu organizatorów, dlatego warto powierzyć to zadanie profesjonalistom. 

Zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy eventowej? Najpierw popytaj wśród znajomych i rodziny, czy mogą Ci polecić jakąś agencję. Jeśli nie, poszukaj opinii w Internecie. Przydatne informacje znajdziesz w mediach społecznościowych, blogach, prasie fachowej i portalach informacyjnych. Przeanalizuj również branżowe rankingi, referencje na stronie internetowej i opinie Google. Nie rezygnuj z firmy tylko dlatego, że ma jedną negatywną opinię. Z drugiej strony, jeśli dużo osób źle wypowiada się na jej temat, lepiej poszukaj dalej. 

Techniczna obsługa eventów: kilka wskazówek dla organizatora

Jeśli potrzebujesz szybkiego, bezpiecznego i niezawodnego Internetu bezprzewodowego, sprawdź, czy wybrany obiekt oferuje bezpłatną sieć Wi-Fi, a może wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Czy w danym ośrodku istnieją martwe strefy, w których istnieje problem z sygnałem sieci Wi-Fi? Czy zamierzasz transmitować wydarzenie na żywo? Zapytaj też menedżera lub właściciela, czy w danym dniu odbywają się jeszcze jakieś eventy. Jeśli tak, musisz liczyć się z tym, że sieć może być przeciążona. Dobrze zaplanowany i przemyślany system audiowizualny pozwolą uniknąć wielu problemów, z którymi często spotykają się uczestnicy eventów.

Przepustowość określa, ile danych może obsłużyć połączenie internetowe w danym czasie. Im lepszy parametr, tym większa stała prędkość wysyłania i pobierania, co przekłada się na nieprzerwane przesyłanie strumieniowe. Aby uniknąć zawieszania się Internetu, zastanów się, ile urządzeń zostanie podłączona do sieci. Jeśli w Twoim wydarzeniu weźmie udział 100 osób, a każda z nich będzie miała smartfona, laptopa i tableta, powinieneś zapewnić przepustowość dla 300 urządzeń. Pamiętaj, że każde urządzenie elektroniczne emituje sygnały z określoną częstotliwością. Upewnij się, że żaden sprzęt nie będzie kolidował z mikrofonami, w przeciwnym razie uczestnicy usłyszą nieprzyjemny pisk.

Profesjonalna pomoc w organizacji imprez firmowych

Szukając miejsca na konferencję, upewnij się, że dany obiekt udostępnia nowoczesne systemy audiowizualne, takie jak zestaw interaktywny multimedialny, mikrofony, sprzęt audio, szybki i niezawodny Internet. Sprawdź, w jaki sposób dźwięk rozchodzi się po sali. Zastanów się, czy każdy uczestnik będzie dobrze słyszał prelegenta. Pamiętaj, że echo i pogłos wpłyną na postrzeganie Twojego wydarzenia przez gości.

Jeśli chcesz zorganizować jubileuszowe party, pamiętaj, że robisz to nie po to, aby uczcić działalność firmy. W ten sposób możesz wynagrodzić wysiłki pracowników i pokazać im, że rzeczywiście ich doceniasz. Imprezy firmowe wpłyną też pozytywnie na ich motywację, zaangażowanie i wydajność. Zaplanuj jubileuszowy bankiet z dużym wyprzedzeniem, dzięki czemu spokojnie dopilnujesz wszystkich spraw. Techniczna obsługa eventów to jeden z kluczowych elementów.

Techniczna obsługa eventów: praktyczna lista kontrolna

Zastanawiasz się, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania eventami? Poszukaj jednej, spójnej platformy, która zaspokoi wszystkie potrzeby Twojego zespołu. Sprawdź, czy dostawca specjalizuje się w małych imprezach firmowych, czy dużych konferencjach, bankietach i targach branżowych. Pamiętaj, że wdrożenie i poznanie nowego narzędzia wymaga czasu, w związku z tym, wybierz dostawcę, który zapewni Ci potrzebne wsparcie. 

Zamierzasz korzystać z kilku mikrofonów w jednym pomieszczeniu? W takim razie powinieneś zrównoważyć dźwięk, monitorować sprzężenie zwrotne i dostosować poziomy głośności poszczególnych sprzętów. Sprawdź, czy firma zajmującą się techniczną obsługą eventów, korzysta z płyty dźwiękowej, czy miksera. Wspomniane urządzenia manipulują i łączą sygnały audio, zanim przekierują je do głośników.  Zorientuj się, czy technicy dokładnie wiedzą, ilu głośników będą potrzebować, aby obsłużyć wszystkie mikrofony. Jeśli przewidujesz dodatkowe mikrofony dla publiczności, zapytaj, czy mikser zapewnia odpowiednią ilość kanałów. 

Organizacja bankietów wymaga od menedżera sprawnego planowania, doskonałej koordynacji i przeprowadzeniu szeregu działań. Jeśli nie czujesz się zbyt pewnie w najnowszych technologiach, skorzystaj z usług profesjonalisty. Doświadczona firma zapewni odpowiednie oświetlenie, nagłośnienie, telewizory plazmowe, wskaźniki laserowe, wideoprojektory i odtwarzacze DVD.

Proporcje ekranu, czyli które monitory sprawdzą się najlepiej na konferencji

Współczynnik proporcji oznacza stosunek między szerokością a wysokością ekranu. Popularne urządzenia mają format 16:9 (panoramiczny) lub 4:3 (standardowy). To może stanowić problem, gdy prelegenci przygotowują własne prezentacje. Obecnie coraz większą popularnością cieszy się tryb szerokoekranowy, w związku z tym upewnij się, że eksperci prześlą Ci slajdy o proporcjach 16:9.

Przygotowując sprzęt na konferencję, warsztaty, czy szkolenie, pamiętaj też o projektorach. Zanim wybierzesz konkretny model, odpowiedz na kilka pytań. Czy zamierzasz wyświetlać filmy lub prezentacje w programie Power Point? Czy planujesz streamować wywiady, przemówienia lub wystąpienia? Jeśli masz wątpliwości, czy wybrałeś odpowiedni sprzęt, skorzystaj z pomocy agencji zajmującej się techniczną obsługą eventów.

Kolejnym nieodłącznym elementem udanego wydarzenia jest dobry mikrofon. Aby ułatwić sobie wybór, odpowiedz na dwa pytania:

• Do czego zamierzasz go używać?
• Czy chcesz ustawić go w jednej pozycji, czy będzie krążył po sali, żeby każdy uczestnik mógł swobodnie się wypowiedzieć?

Techniczna obsługa eventów wymaga rozważenia wielu zmiennych. Jeśli jeden prelegent potrzebuje mikrofonu i umieści go na statywie, użyj modelu przewodowego. Ale co, jeśli ekspert zamierza odpowiadać na pytania publiczności? W tym przypadku najlepiej sprawdzi się mikrofon bezprzewodowy, który uczestnicy mogą spokojnie przekazywać sobie z rąk do rąk. 

Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez