Wycieczki pracownicze – to może być z Twojej strony miły gest w stronę pracowników. Musisz jednak pamiętać, że jako organizatora będą Cię obowiązywały pewne reguły. Nieznajomość tych przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego poniżej krótkie zestawienie najważniejszych regulacji.
Organizator imprez turystycznych
Impreza turystyczna to dwie lub więcej usługi turystyczne (takie jak nocleg, wyżywienie, dojazd lub atrakcje) połączone w jedno. Organizatora imprez turystycznych obowiązują określone zasady, związane ze zwrotem kosztów w razie problemów czy z innymi prawami uczestników. Ty odpowiadasz za jej przebieg przed swoimi pracownikami. Najlepiej byłoby, gdybyś podpisał z nimi umowę na wycieczkę pracowniczą, jeśli udział w niej jest obowiązkowy lub wiąże się z kosztami. Warto więc zadbać o to, by rezerwować wyjazdy tylko u sprawdzonego organizatora imprez turystycznych.
U podmiotu, który zapewni Ci niezbędne warunki, prawa i informacje na każdym etapie wycieczki. Każdy, kto oferuje eventy firmowe, musi się stosować do tych zasad, ale niektórzy organizatorzy nie zdają sobie z tego sprawy. Dla Ciebie najważniejsze powinno być to, czy masz pełnię praw i zabezpieczenie na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Równie ważne jest to, czy Twoi pracownicy są ubezpieczeni w czasie wycieczki. Jeśli nie, warto wykupić odpowiednie ubezpieczenie.
Kodeks pracy a wycieczki pracownicze
Jeśli masz prywatną firmę, możesz z pracownikami umówić się w dowolny sposób na to, jak będziecie rozliczać czas spędzony na wycieczce pracowniczej. W „budżetówce” obowiązują bardziej klarowne zasady, a jeśli w umowie o pracę nie ma innych regulacji, to będą one ważne również w sektorze prywatnym. Na przykład czas pracy i wynikające z niego obowiązki nie obowiązują poza biurem i zwyczajowymi godzinami operowania firmy, chyba że polecisz pracownikowi udział w wycieczce pracowniczej na zasadzie obowiązku.
Przykładowo:
- wycieczki pracownicze to przywilej a nie obowiązek. Udział pracowników jest mile widziany, ale nie obowiązkowy – nie obowiązuje wtedy kodeks pracy.
- Każesz pracownikowi wziąć udział w wycieczce jako prelegent lub opiekun grupy – to liczy się jako jego czas pracy. Może oczekiwać diety czy zwrotu kosztów dojazdu na miejsce.
- Wycieczka trwa w piątek od 8:00 do 18:00 zamiast dnia pracy w biurze – obowiązuje wówczas kodeks pracy i wynagrodzenie takie samo jak za zwykłe obowiązki służbowe, plus ewentualne nadgodziny.
- Wycieczka trwa od 16:00 w piątek do 12:00 w niedzielę – jeśli zazwyczaj w tym czasie pracownicy nie pracują, to mają prawo nie zgodzić się na udział w takiej wycieczce pracowniczej.
Okazuje się, że wycieczka pracownicza jest czym innym niż organizacja konferencji dla firm czy team-building lub szkolenie. Zdefiniowanie, z czym masz do czynienia pomaga określić prawa i obowiązki każdej ze stron, a to zapobiega nieporozumieniom.
Twoi pracownicy popadli w rutynę?
Masz na to wpływ!
Spraw, by ponownie dali z siebie wszystko!
Wycieczki pracownicze nie dla każdego?
Przeglądając scenariusze imprez firmowych zauważyłeś pewnie, że wiele z nich dotyka tematów, które dla niektórych pracowników mogą być delikatne. Obecnie takie obszary to m.in. dieta, spożywanie lub unikanie alkoholu, przekonania dotyczące walki, hazardu czy jogi. To może brzmieć dziwnie, ale w dużym zespole masz niemal gwarancję, że dla kogoś tego typu aktywności okażą się problematyczne. Twój pracownik musi wykonywać te obowiązki, które wynikają z jego umowy o pracę. Jeśli więc nie je mięsa i dba o los zwierząt, ale z zawodu przygotowuje burgery wołowe, to nie może wymawiać się względami ideologicznymi. Inaczej jest jednak na wycieczce pracowniczej. Nie możesz zmusić go, by działał wbrew sobie. Warto poinformować wcześniej pracowników choćby w zarysie o planowanym scenariuszu imprezy właśnie po to, by każdy miał czas podjąć świadomą decyzję dotyczącą wyjazdu. Wycieczki pracownicze można także planować z uwzględnieniem preferencji uczestników. Np. ankieta dotycząca diety to miły gest.
Potencjalnie możesz też zadbać z wyprzedzeniem o to, by wyjazd był komfortowy niezależnie od przekonań. Jeśli nie wiesz, czy wszyscy pracownicy piją alkohol, zadbaj po prostu o menu na bankiet, które uwzględnia wiele różnych napojów bezalkoholowych. Możesz zamówić warsztaty barmańskie, na których będą serwowane drinki bez alkoholu, lub zorganizować ognisko z kiełbaskami w wersji wegańskiej i tradycyjnej.
Wszystkie trudności związane ze światopoglądem pracowników da się przewidzieć i zadziałać z wyprzedzeniem, by nie stawiać ich w niezręcznej sytuacji. Jeśli organizujesz atrakcje na imprezy firmowe, np. warsztaty na strzelnicy, możesz zaoferować grupie wybór i w tym samym czasie dać im możliwość uczestnictwa w warsztatach jogi. Jak widać, organizacja wycieczki pracowniczej to nie tylko przyjemność związana z planowaniem, ale też określone obowiązki. Skontaktuj się z Dworem Korona Karkonoszy, jeśli potrzebujesz dodatkowej podpowiedzi odnośnie planowanego wyjazdu dla firmy. Sprawdź nasz Kalkulator Imprez, jeśli chcesz zorientować się w dostępnych możliwościach i dostosować je do charakteru Twojej załogi.
Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez